Questionnaire annuel sur les risques et Rapports sur les tendances en matière de risque

21-0169
Type d’avis : Avis administratif> Généralités
Destinataires à l’interne :
Audit interne
Affaires juridiques et conformité
Opérations
Inscription
Comptabilité réglementaire
Haute direction
Pupitre de négociation

Personne(s)-ressource(s) :

Louise Hamel
Vice-présidente à la conformité des membres
Téléphone :
Courriel :
Kevin McCoy
Vice-président à la conformité des marchés et aux politiques
Téléphone :
Courriel :
Christian Zaludek
Directrice du groupe de modernisation des programmes
Téléphone :
Courriel :

Le présent avis résume les principaux changements que nous apportons à notre processus d’évaluation des risques de non-conformité :

  • Au début de l’automne 2021, toutes les sociétés devront soumettre un Questionnaire annuel sur les risques (QAR)1.
  • Notre cycle d’évaluation des risques, qui vise à déterminer le risque de non-conformité de chaque société et à produire des Rapports sur les tendances en matière de risque, sera en date du 31 décembre plutôt qu’en date du 31 mars.

Ces changements nous permettront :

  • d’améliorer notre approche fondée sur le risque en obtenant chaque année, de chaque société, des renseignements uniformes et à jour sur les risques, sans égard au cycle d’inspection;
  • de réduire le fardeau réglementaire inutile en coordonnant les demandes de renseignements aux sociétés et en éliminant les processus qui se chevauchent au sein de la Conformité de la conduite des affaires, de la Conformité de la conduite de la négociation et de la Conformité des finances et des opérations (les équipes de la conformité);
  • d’assurer une meilleure uniformité des évaluations des risques pour toutes les sociétés et entre les équipes de la conformité.

Aperçu

L’une de nos priorités clés présentées dans l’avis sur les priorités pour l’exercice 2022 consiste à soutenir la transformation du secteur et à moderniser nos règles et notre approche à l’égard de la réglementation. Dans le cadre de ce projet, nous avons envisagé des moyens de simplifier les processus d’évaluation des risques à l’échelle de nos équipes de la conformité.

Chaque équipe de la conformité effectue une évaluation annuelle des risques et de leur incidence afin d’établir la portée de l’inspection et le cycle d’inspection pour chaque société en date du 31 mars. Le résultat de cette évaluation est un document intitulé « Rapport sur les tendances en matière de risque » (RTR), lequel est envoyé chaque année aux sociétés à risque élevé et tous les trois ans à l’ensemble des sociétés, au début de juillet.

Les renseignements que nous intégrons dans le modèle d’évaluation des risques de chaque équipe de la conformité sont fondés sur divers facteurs, dont les suivants :

  • le modèle d’affaires et les activités de la société;
  • les résultats financiers et l’information sur les opérations de la société;
  • notre évaluation de la gouvernance, de la culture d’entreprise et de la conformité de la société, qui se fonde sur les examens de l’inspection et d’autres interactions.

Nouveaux processus

Introduction du Questionnaire annuel sur les risques

À compter de l’automne 2021, toutes les sociétés devront soumettre un Questionnaire annuel sur les risques (QAR) par voie électronique. Ce questionnaire nous permet de recueillir les renseignements clés dont nous avons besoin pour évaluer le risque de non-conformité de la société.

Il est important de noter que le QAR ne constitue pas un processus additionnel. Il vise plutôt à remplacer ou à simplifier nos processus actuels. Par exemple, ce questionnaire sera utilisé par chaque équipe de la conformité :

  • avant de commencer l’inspection sur place dans le cadre de notre processus habituel de planification des inspections;
  • pour remplacer « l’examen des risques » ou « l’inspection sélective »;
  • pour orienter les évaluations annuelles des risques des courtiers membres effectuées par l’OCRCVM.

Chaque équipe de la conformité s’appuiera sur les renseignements inscrits sur le QAR pour améliorer l’uniformité entre les équipes et éviter les chevauchements inutiles.

Changements apportés au calendrier annuel d’évaluation des risques et d’émission du RTR

Des sociétés nous ont fait savoir qu’il serait utile de recevoir le RTR plus tôt. Par conséquent, nous devançons la date de notre évaluation officielle des risques des courtiers membres, qui passe du 31 mars au 31 décembre. Nous pourrons ainsi devancer nos évaluations des risques et fournir les RTR plus tôt aux sociétés.

Calendrier

Voici une brève description du calendrier proposé :

  • En septembre-octobre 2021 et chaque année par la suite, la personne désignée responsable (PDR) du courtier membre recevra un courriel chiffré contenant un lien vers le QAR. La PDR pourra transférer le lien à d’autres personnes (par exemple au chef de la conformité ou au chef des finances) pour qu’elles remplissent le questionnaire.
  • Dans le cadre de ce processus, nous demanderons aussi aux sociétés de soumettre une copie de leur plus récent rapport du chef de la conformité au conseil d’administration (ou l’équivalent)2 ainsi qu’un organigramme à jour.
  • Les sociétés auront un mois pour remplir le QAR.
  • La PDR devra attester que les renseignements figurant sur le QAR sont complets et exacts avant de le soumettre à l’OCRCVM.

Nous examinerons les réponses fournies dans le QAR au cours des prochains mois. Si nous avons besoin de précisions ou de renseignements additionnels, le chef de la conformité concerné communiquera avec la société en question. Les réponses aux questions du QAR seront utilisées dans l’évaluation des risques de la société en date du 31 décembre.

Veuillez noter que toutes les sociétés recevront un RTR établi en date du 31 décembre 2021 vers le printemps 2022.

Renseignements supplémentaires

Veuillez consulter le nouveau site Web de l’OCRCVM pour en savoir plus sur nos équipes de la conformité ainsi que sur notre approche en matière de conformité et nos modèles d’évaluation des risques.

  • 1. Article 1 de la Règle 19 des courtiers membres – Renseignements à fournir et, à compter du 31 décembre 2021, article 9104 – Pouvoirs d’inspection et article 9105 – Obligations des personnes réglementées et d’autres personnes des Règles de l’OCRCVM.
  • 2. Article 7 de la Règle 38 des courtiers membres et, à compter du 31 décembre 2021, article 3915 – Rapports à soumettre au conseil d’administration du courtier membre et article 4913 – Rôle du conseil d’administration des Règles de l’OCRCVM.