PARTIE A.3 – ACTIVITÉS NON LIÉES AUX VALEURS MOBILIÈRES ET PARTAGE DE LOCAUX

2216. Partage des bureaux

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    1. Aux fins du présent article, on entend par « entité de services financiers » une entité réglementée par une autorité en valeurs mobilières ou par un autre régime canadien de réglementation de services financiers, exerçant des activités de services bancaires, d’épargne collective, d’assurance, de dépôt ou de courtage hypothécaire. 

    2. Le courtier membre peut partager des bureaux avec une autre entité de services financiers, qu’il s’agisse ou non de sociétés liées ou de membres du même groupe, conformément au présent article. Le présent article s’applique au courtier membre qui traite avec des clients de détail.

    3. Le courtier membre doit veiller à ce que les clients sachent exactement avec quelle entité juridique ils traitent.

    4. Les politiques et procédures du courtier membre doivent prévoir expressément des mesures pour :

      1. surveiller les bureaux partagés;

      2. faire respecter les exigences de l’OCRCVM par les représentants,

      3. s’assurer que les clients comprennent clairement avec quelle entité ils traitent

    5. Le courtier membre doit avoir :

      1. des ressources de surveillance suffisantes pour exécuter les procédures de surveillance;

      2. un mécanisme de communication des exigences de l’OCRCVM aux représentants dans les bureaux partagés;

      3. un processus fournissant l’assurance raisonnable que les représentants comprennent les exigences de l’OCRCVM et s’y conforment.

    6. Le courtier membre qui partage des bureaux avec une autre entité doit les aménager et y exercer ses activités d’une manière qui lui permet de veiller au contrôle et à la confidentialité des renseignements sur les clients et de leurs dossiers par un contrôle effectif et une sécurisation des aires de traitement des comptes et des dossiers

    7. Les enseignes et l’information à fournir du courtier membre doivent être appropriées de sorte à distinguer les entités partageant les bureaux.

    8. Les dénominations sociales utilisées par le courtier membre et chacune des autres entités de services financiers dans l’exercice de leurs activités respectives doivent être affichées dans un endroit bien en vue, comme la porte d’entrée du bureau ou la réception.

    9. Le logo et les dépliants du Fonds canadien de protection des épargnants doivent être exposés d’une manière qui établit clairement qu’ils ne s’appliquent qu’au courtier membre, et non aux autres entités de services financiers.

    10. Lorsqu’il exerce ses activités dans des bureaux partagés, le courtier membre doit se conformer à la partie E de la Règle 2200. 

    11. Le courtier membre doit conserver la documentation qu’il détient sur ses clients séparée de la documentation détenue par l’autre entité de services financiers de la manière suivante :

      1. l’entité de services financiers ne doit pas avoir accès à la documentation sur support papier des clients du courtier membre

      2. la documentation électronique du courtier membre doit comporter des mots de passe distincts ou d’autres contrôles similaires pour éviter qu’elle ne soit accessible à l’entité de services financiers.

    12. Lorsque le courtier membre qui exerce ses activités dans des bureaux partagés ouvre un compte, il doit obtenir du client une confirmation attestant la réception d’un document d’information : 

      1. expliquant la nature de la relation entre le courtier membre et l’entité de services financiers avec laquelle il partage des bureaux;

      2. mentionnant que les entités sont distinctes.

    13. Le courtier membre doit préserver la confidentialité des renseignements du client. Il lui est interdit d’échanger ces renseignements avec d’autres entités de services financiers dans les bureaux partagés sauf si les conditions suivantes sont réunies : 

      1. le client a consenti à la communication de renseignements confidentiels conformément aux lois et aux règlements fédéraux, provinciaux et territoriaux sur la protection des renseignements personnels; 

      2. le client confirme son consentement à la communication de ses renseignements, en signant ou en paraphant un document prévu à cette fin. Il est interdit au courtier membre d’obtenir un consentement par défaut du client (option négative).

    14. Il est interdit à un employé qui travaille, à la fois, pour le courtier membre et une autre entité de services financiers de communiquer les renseignements d’un client d’une de ces entités à l’autre, à moins qu’il ne rende un service pertinent auquel le client a expressément consenti et que le client ait consenti à la communication de ses renseignements.

    15. Il est interdit aux membres non inscrits du personnel du courtier membre et aux représentants de l’entité de services financiers de fournir les services suivants au nom du courtier membre : 

      1. ouvrir des comptes;

      2. distribuer ou recevoir des ordres d’exécution d’opérations sur titres;

      3. aider les clients à remplir les ordres d’exécution d’opérations sur titres;

      4. donner des recommandations ou des conseils sur une activité;

      5. remplir l’information relative à la connaissance du client sur la demande d’ouverture de compte, sauf les notes biographiques; 

      6. solliciter des opérations sur titres.

    16. Les membres non inscrits du personnel du courtier membre ou les représentants de l’entité de services financiers peuvent fournir les services suivants au nom du courtier membre : 

      1. faire de la publicité pour les services et les produits du courtier membre;

      2. livrer ou recevoir les titres de clients;

      3. fixer les rendez‑vous des clients ou les informer d’omissions ou d’erreurs relevées sur les formulaires remplis;

      4. communiquer aux clients l’état de leurs comptes, leurs soldes et leurs avoirs dans ces comptes;

      5. communiquer des cotations et d’autres renseignements boursiers;

      6. communiquer avec le public, inviter le public à des séminaires et transmettre des renseignements non liés aux valeurs mobilières;

      7. distribuer des demandes d’ouverture de compte, sous réserve du paragraphe 2216(17);

      8. recevoir les demandes d’ouverture de compte et les transmettre au courtier membre aux fins d’autorisation.

    17. Un directeur, un directeur adjoint ou un responsable des prêts de l’entité de services financiers sur place, dans des bureaux partagés, qui connaît bien la situation financière du client, peut l’aider à remplir la demande d’ouverture de compte si les conditions suivantes sont réunies :

      1. aucune Personne autorisée n’est disponible;

      2. le Représentant inscrit, le Gestionnaire de portefeuille ou le Gestionnaire de portefeuille adjoint se conforme aux exigences de l’OCRCVM portant sur la connaissance du client et sur l'évaluation de la convenance en passant en revue avec le client la demande d’ouverture de compte avant d’exécuter une opération pour le client ou de lui faire une recommandation;

      3. un Surveillant a approuvé la demande d’ouverture de compte avant toute exécution d’opération pour le compte du client. 

    18. Un représentant en épargne collective peut accepter des ordres uniquement pour les comptes du courtier auprès duquel il est inscrit. Il lui est interdit : 

      1. d’offrir des titres aux clients, de les conseiller sur les titres ou d’effectuer d’autres opérations pour lesquelles une compétence particulière est requise; 

      2. de communiquer les ordres de ces clients à une personne compétente.

    2217. à 2219. – Réservés.

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