MEILLEURES PRATIQUES POUR L’UTILISATION DE CASE CENTER DANS LE CADRE DES PROCÉDURES DE L’OCRCVM (mars 2022)

    L’OCRCVM s’est associé à Thomson Reuters afin d’utiliser Case Center (auparavant CaseLines) dans le cadre de ses procédures. Case Center est une plateforme numérique infonuagique qui permet aux utilisateurs de télécharger, d’échanger et de présenter des documents par voie électronique. Dans le cadre des procédures de l’OCRCVM, on utilise Case Center pour soumettre, présenter et consulter des documents ainsi que pour se reporter à ces derniers lors des audiences électroniques, hybrides et en personne.

    Dans le cadre des procédures électroniques et hybrides, Case Center est utilisé en complément de plateforme de vidéoconférence, comme Webex, utilisé par l’OCRCVM (consultez le document Comité d’instruction de l’OCRCVM – Pratiques exemplaires en matière de procédures électroniques (pdf)).

    Dans le présent document, on entend par « participant » les parties à une procédure, leurs avocats, leurs mandataires, leur personnel de soutien, les témoins, les membres de la formation d’instruction, le sténographe judiciaire et le greffier, mais non les membres du public ou des médias qui ont été admis dans une salle d’audience pour observer la procédure, mais pas pour y participer.

    Case Center est utilisé à la fois pour la préparation de l’audience et lors du déroulement de cette dernière. Les parties et les membres des formations d’instruction peuvent prendre des notes personnelles, relever des points saillants, créer des papillons adhésifs et ajouter d’autres annotations dans les documents. Ces annotations sont confidentielles et ne peuvent être consultées que par leur auteur ou par les personnes ou groupes particuliers à qui elles ont été partagées.

    Lors d’une audience, les participants peuvent utiliser Case Center pour examiner et présenter les éléments de preuve, les argumentaires et les textes faisant autorité. Case Center offre des fonctionnalités qui permettent à un présentateur de diriger toutes les personnes associées à un cas vers une page ou une section précise dans les documents. Par exemple, si un avocat souhaite qu’un témoin se reporte au paragraphe 25 d’un document particulier, il peut attirer l’attention de tous les participants et s’assurer que le témoin, la formation d’instruction et l’avocat de la partie adverse sont tous à la même page du document, sans jamais accéder à leur ordinateur ou à leur écran.

    Ce qui suit sont les pratiques exemplaires relatives à Case Center à appliquer dans le cadre des procédures de l’OCRCVM.

    1. Tous les participants ont besoin d’un ordinateur portable, d’un ordinateur de bureau ou d’une tablette pour accéder à Case Center.
    2. Une bonne connexion Internet (réseau local, Wi-Fi ou LTE) est nécessaire pour ouvrir une session dans Case Center et accéder aux documents de l’audience. Il est possible de vérifier sa connexion Internet à l’écran « Examen » de Case Center.
    3. Bien qu’ils n’y soient pas tenus, les participants peuvent utiliser un deuxième écran, ou un écran ou appareil plus grand pour profiter d’une meilleure expérience lors des audiences électroniques et hybrides. Cela leur permettra d’accéder à une plateforme vidéo ou audio (p. ex., Webex) et de consulter les documents (dans Case Center) sur des écrans distincts ou plus grands.
    1. Si vous avez été désigné comme participant à une procédure de l’OCRCVM, vous recevrez une invitation par courriel provenant de l’adresse [email protected] et vous indiquant comment vous inscrire et accéder au cas dans Case Center. Cliquez sur le bouton « S’inscrire » à la page d’accueil, puis saisissez vos renseignements. Un courriel sera envoyé à l’adresse qui a été utilisée pour l’inscription aux fins de vérification. Vous n’aurez besoin de vous inscrire qu’une seule fois. Vous pouvez également vous inscrire au préalable en tant qu’utilisateur de Case Center à l’adresse canada.caselines.com. Une fois l’inscription terminée, vous aurez accès à tous les cas dans Case Center pour lesquelles votre participation a été sollicitée.
    2. Tous les cas dans Case Center sont créées et gérées par l’administratrice nationale des audiences de l’OCRCVM. L’accès aux cas doit être demandé à et accordé par l’administratrice nationale des audiences.
    1. Chaque cas est composé de ce qui suit :
      1. un lot principal de documents (l’équivalent virtuel d’une boîte de documents), où tous les documents sont conservés;
      2. des sections, c’est-à-dire des dossiers électroniques qui permettent de structurer les documents à l’intérieur du lot principal;
      3. des sous-lots, qui contiennent chacun des documents classés par catégorie ou par groupe d’utilisateurs (p. ex., personnel de la mise en application, intimé, formation, témoin, pièces) au sein du lot principal.
    2. L’administratrice nationale des audiences et l’administrateur des cas sont les seules personnes qui ont accès au lot principal. L’administratrice nationale des audiences est tenue de créer des sous-lots et des sections pour chaque cas dans Case Center. Selon leur rôle, les participants ont accès aux sections et aux sous-lots pertinents du cas.
    3. Case Center offre deux espaces de travail principaux auxquels il est possible d’accéder à partir de « Accueil du cas », « Afficher la liste de cas » : « Examen des preuves » (ou l’écran « Examen ») et « Mettre à jour le cas » (ou l’écran « Mettre à jour »).
    4. La structure des cas et les conventions d’appellation et de numérotation de Case Center utilisées dans le cadre des procédures de l’OCRCVM se trouvent à l’Annexe – Uniformisation pour les procédures de l’OCRCVM, en pièce jointe.
    1. Il est nécessaire de télécharger les documents dans Case Center pour toutes les procédures de l’OCRCVM. Des exceptions peuvent être faites dans les cas où les parties sont confrontées à des circonstances extraordinaires les empêchant d’accéder à Case Center.
    2. Les parties doivent télécharger leurs documents et faire des essais dès que possible ou au moins sept jours avant la date prévue de l’audience afin que la plateforme soit utilisée efficacement lors de l’audience.
    3. Les parties ne doivent pas envoyer par courriel leurs documents à l’administratrice nationale des audiences. De même, elles ne sont pas tenues de fournir des copies papier de leurs documents, à moins que la formation d’instruction ou l’administratrice nationale des audiences ne le demande expressément.
    4. Les documents téléchargés dans Case Center ne sont pas considérés comme « produits » au sens des Règles et ne font pas partie du dossier d’audience à moins que la partie n’en fasse expressément la demande et que l’administratrice nationale des audiences n’accepte qu’ils soient « produits » ou ils sont désignés comme pièces, puis consignés au dossier pendant l’audience.
    5. Les documents téléchargés ne sont pas accessibles pour examen par la formation avant le début de l’audience, à moins que la partie qui les a téléchargés ne demande expressément qu’ils soient transmis au préalable. Le téléchargement de documents dans Case Center est similaire à la présentation de documents « aux fins d’identification », dont la totalité ou une partie peut être désignée comme pièces dans le dossier pendant l’audience.

    Format et taille des documents

    1. Il est possible de télécharger les documents sous plusieurs formats, y compris Word (.doc), Excel (.xlsx), Adobe (.pdf), ainsi que des courriels, des fichiers audios et vidéos et d’autres formes de médias.
    2. Afin que les documents soient rapidement traités par Case Center et accessibles aux fins d’examen immédiatement après leur téléchargement, les documents de grande taille (plus de 1 000 pages) devraient être divisés en petites sections (500 pages ou moins). Chaque document ne doit pas dépasser 2 Go.

    Téléchargement des documents

    1. Les parties sont tenues de télécharger leurs documents en utilisant les conventions d’appellation qui se trouvent dans l’Annexe – Uniformisation pour les procédures de l’OCRCVM.
    2. L’espace de travail « Mettre à jour » vous permet de télécharger des documents et de mettre à jour votre cas ou vos documents. Pour y accéder, cliquez sur « Mettre à jour le cas » à l’écran « Liste des cas ».
    3. Pour télécharger des documents, repérez votre cas dans la « Liste des cas », puis cliquez sur « Mettre à jour le cas » :
      1. Allez à « Sections » en haut de l’écran;
      2. Sélectionnez le bon sous-lot (p. ex., intimé, mise en application);
      3. Cliquez sur « Télécharger des fichier(s) » à côté de la section pertinente.

      Vous pouvez cliquer sur les documents et les faire glisser dans la boîte ou sélectionner « Ajouter des fichiers », puis choisir les fichiers que vous souhaitez télécharger.

    4. Avant de télécharger vos documents, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne section et le bon sous-lot. Si vous avez téléchargé le mauvais document ou avez choisi la mauvaise section, vous pouvez déplacer le document en allant à « Section », « Mettre à jour tous les documents », puis « Déplacer ». Vous pourrez ainsi sélectionner la bonne section. Une fois le déplacement effectué, vérifiez que le document a été déplacé et numéroté correctement dans la section. Ainsi, tous les documents seront bien classés et facilement accessibles pendant l’audience.
    5. Chaque document est automatiquement numéroté et inséré dans la table des matières créée dans Case Center, qui se trouve à gauche de l’écran « Examen ». L’index est créé selon les noms des fichiers qui sont téléchargés par les parties et, au besoin, chaque entrée de l’index peut être modifiée et réorganisée après que les fichiers ont été téléchargés.
    6. Il est possible de conserver les signets contenus dans les documents PDF téléchargés dans Case Center. Au moment de télécharger vos documents PDF, utilisez l’option « Télécharger un PDF avec signets dans une seule section » plutôt que l’option « Télécharger le(s) document(s) ». Case Center repérera ainsi les signets de niveau 1 et divisera le document PDF en documents distincts. Ces derniers seront ensuite classés par numéro dans la table des matières. Tous les hyperliens qui se trouvent dans les documents seront conservés. Les documents doivent comporter uniquement des signets de niveau 1. N’utilisez pas de signets de niveau 2, car ils pourraient empêcher Case Center de lire correctement les signets et de télécharger les documents dans les sections appropriées.
    7. Le système de numérotation de Case Center est appliqué une fois les documents téléchargés, et un index est généré automatiquement. N’utilisez pas de numéros d’onglet dans la description de vos signets (p. ex., Onglet 1, Onglet 2). Si vous choisissez d’utiliser des numéros d’onglet dans la description des signets ou si vous avez une page de couverture ou un index, vous devrez numéroter de nouveau vos documents manuellement après les avoir téléchargés pour veiller à ce que les numéros des documents correspondent aux numéros de vos onglets (c.-à-d., le no 1 correspond à l’onglet 1, etc.). Dans ce cas, vos pages de couverture et d’index peuvent être numérotées comme « 00-C » ou « 00-I ».

    Hyperliens menant vers des sources en ligne

    1. Lorsque cela est possible, les textes faisant autorité peuvent être hyperliés à des sources publiques gratuits (p. ex., le site Web de l’OCRCVM, les sites Web des autorités en valeurs mobilières, des tribunaux ou des cours, CanLII, Lois-en-ligne). Case Center reconnait et conserve tous les hyperliens menant vers des sources accessibles au public.

    Hyperliens menant vers d’autres documents

    1. Si les textes faisant autorité ou d’autres documents dont vous disposez ne sont pas accessibles en ligne, des documents ou des extraits pertinents peuvent être téléchargés au préalable dans Case Center, puis être hyperliés au document principal à l’aide de la plateforme (p. ex., les décisions téléchargées dans le cahier des autorités peuvent être hyperliées aux citations dans les argumentaires écrites).
    2. Voici comment créer un hyperlien interne :
      1. Télécharger au préalable le document que vous souhaitez hyperlier dans Case Center (p. ex., le cahier des autorités);
      2. Ouvrez le document, faites défiler vers la page ou le paragraphe particulier, puis cliquez sur « Copier lien » sous « Afficher »;
      3. Insérez le lien dans votre document principal (p. ex., argumentaires écrites), qui n’a pas encore été téléchargé dans Case Center;
      4. Téléchargez le document principal dans Case Center et testez vos liens (notez que les hyperliens peuvent prendre du temps à s’ouvrir).

    Examiner des documents

    1. Ouvrez une session dans Case Center, puis sélectionnez votre cas dans la liste des cas avant le début de l’audience. Vous pouvez consulter vos audiences à venir dans Case Center en cliquant sur « Afficher les audiences » en haut de l’écran. Cette page fournit une liste de vos audiences à venir ainsi que les dates et les liens de vidéoconférence (Webex) pour les audiences virtuelles et hybrides.
    2. Après avoir sélectionné votre cas, lancez l’option « Examen du cas ». « Examen » est un espace de travail principal que vous utiliserez pour naviguer dans les documents liés au cas.
    3. Pendant l’audience, sélectionnez le sous-lot « Audience » dans l’espace de travail « Examen ».

    Faire ou suivre une présentation

    1. Les parties qui présentent des éléments de preuve et des argumentaires lors de l’audience peuvent attirer l’attention de la formation d’instruction, des témoins et d’autres participants sur une page précise d’un document au moyen de l’option « Trouver » ou « Présenter » en haut de l’écran, puis en cliquant sur « Diriger (les autres) à la page ». Cela permet d’envoyer à tous les participants un message qui propose de les diriger vers une page en particulier. Vérifiez que vous êtes à la bonne page avant de diriger les autres vers cette dernière.
    2. Les parties peuvent également utiliser le mode « Présentation », qui permet aux autres participants de suivre la présentation sans intervenir pendant l’audience. Pour utiliser cette fonction, cliquez sur « Présenter », puis sur « Démarrer présentation ». Un cadre rouge apparaîtra autour du volet « Examen » pour vous indiquer que vous êtes en mode de présentation. Tous les autres participants recevront une invitation à suivre la présentation. Ils devront accepter de « Suivre » le présentateur et sélectionner le nom du présentateur. Le présentateur saura qui suit sa présentation en consultant la liste de noms affichée en haut de l’écran.
    3. L’onglet « Présentation » peut être épinglé afin d’être toujours ouvert, même lorsque vous choisissez une autre option. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de la punaise l’icône de la punaise en haut à droite.
    4. Lorsque vous êtes en mode de présentation ou que vous dirigez les autres participants vers une page en particulier, n’oubliez pas de sélectionner les groupes visés par votre présentation. Vous pouvez sélectionner uniquement les parties et les membres de la formation (sous « Avocats, juges, personnel judiciaire ») et exclure les témoins (sous « Témoin ») ou faire la présentation aux deux groupes.
    5. Si votre présentation n’est pas destinée aux témoins ou si vous ne dirigez pas ces derniers vers une page en particulier, ils ne verront aucun document, et ils ne pourront pas non plus faire défiler le document ou se diriger vers d’autres documents. Lorsque vous présentez aux témoins ou vous les dirigez vers une page, leur affichage sera limité au document ou à la page que vous présentez. Lors d’une présentation, les témoins ne pourront voir que le document présenté et défiler par le présentateur. Si vous dirigez un témoin vers une page, vous devrez le diriger vers chaque nouvelle page, même si vous faites défiler le document vers le bas, puisqu’il n’aura pas accès au document en entier.
    6. Un court délai pourrait s’écouler lorsqu’un présentateur passe d’un document à un autre ou dirige les participants vers une page précise. Dans tous les cas, le présentateur devra ralentir, faire une pause et confirmer que tout le monde est au même endroit.

    Volets doubles

    1. Le mode volets doubles est pratique et efficace pour l’examen et la présentation des documents. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Double volet » dans le coin supérieur droit de l’écran d’affichage (repérez les deux petits rectangles qui se chevauchent l'icône de deux petits rectangles qui se chevauchent). Un deuxième volet d’affichage s’ouvrira pour que vous puissiez consulter deux documents côte à côte.
    2. Les participants peuvent suivre un présentateur ou être dirigés vers une page précise dans le premier volet de lecture et examiner d’autres documents en même temps dans le deuxième volet. Les deux volets sont indépendants l’un de l’autre. Cette fonction permet de naviguer dans les documents et de les annoter dans un volet tout en consultant les documents présentés par le présentateur dans un autre volet.
    3. Vous pouvez également utiliser les volets doubles pour effectuer des recherches et consulter des résultats dans des volets distincts, comparer des documents côte à côte, examiner des argumentaires et autorités hyperliées et accéder à deux documents en même temps.

    Fonctions de recherche

    1. Lorsque des documents sont téléchargés dans Case Center, tout le texte contenu dans ces derniers est numérisé (au moyen de la reconnaissance optique de caractères [ROC]). Vous pouvez ainsi rechercher n’importe quel document téléchargé, y compris des courriels et du texte manuscrit. Vous pouvez « Rechercher » l'ensemble du cas ou bien un document particulier ou une section sous l'option « Trouver ».

    Notes et annotations

    1. Une fois les documents téléchargés, au moyen de l’option « Remarques », vous pouvez ajouter des notes, les filtrer et les modifier, annoter des documents et classer vos notes à votre manière.
    2. Les notes et annotations sont confidentielles par défaut, ce qui signifie que vous seul, en tant que créateur de notes, pouvez les voir. Il faut prendre des mesures supplémentaires pour partager des notes avec d’autres personnes, comme une « note largement partagée », c’est-à-dire partagée avec tous ceux qui ont accès au cas, ou une note partagée avec les membres d’un « groupe de partage».
    3. Les participants peuvent utiliser différentes couleurs pour leurs notes et, pour faciliter les choses, attribuer une couleur à chaque groupe : par exemple, bleu pour le personnel de la mise en application, vert pour l’intimé, mauve pour les membres de la formation.

    Désigner des documents en tant que pièces

    1. Le greffier ajoutera le tampon « Pièce/Exhibit OCRCVM no… et date » sur les documents désignés en tant que pièces pendant l’audience et les déposera dans le dossier d’audience. Les documents désignés en tant que pièces sont accessible dans le sous-lot « Pièces » ou « Exhibits ».
    1. Tous les participants ont accès au cas, y compris aux documents désignés en tant que pièces dans le dossier d’audience et à leurs notes après l’audience. Aucun document ne doit être retiré ou modifié dans Case Center après l’audience.
    2. Le dossier sera fermé dans Case Center, et aucun participant ne peut y accéder 30 jours après la fin de la procédure (c.-à-d. après que la décision définitive a été rendue par la formation d’instruction).
    3. Il est possible que le sous-lot des « Pièces» ne contienne pas le dossier d’audience définitif et complet du cas. Si une partie a besoin d’une copie du dossier de l’instruction, elle doit en faire la demande (pdf) à l’administratrice nationale des audiences, conformément aux Règles.

    Quand les participants téléchargent et consultent des documents dans Case Centre, ils devraient toujours utiliser les conventions d’appellation et de numérotation pour faciliter le repérage et les renvois.

    Remarque : Les conventions d’appellation, les abréviations et les numéros de dossier propres à une partie en particulier ne devraient pas figurer dans le nom d’un document.

    Nom du cas
    Nom de l’intimé_année du début de la procédure (p. ex. Smith_2022)

    Numérotation
    Numérotation simple des documents ou des pages, commençant à 1 ou 01 (au lieu de 000001)

    Date
    JJMMMAAAA (p. ex. 19DEC2022)

    Couleur des notes
    Personnel de la mise en application [bleu]
    Intimé [vert]
    Formation [violet]

    Nom du document
    Partie_titre du document_cas_date du document (JJMMMAAAA)
    Par exemple : Mise en application_Cahier des pièces_Smith_28JAN2022
    Intimé_Argumentaire_Smith_16FEV2022

    Numéro et nom des onglets
    N’utilisez pas de numéros d’onglets dans la description de vos signets (p. ex. Onglet 1, Onglet 2, etc.). Utilisez plutôt un nom indiquant la nature du document. Des numéros de document et des numéros de page seront attribués par Case Center, qui créera un index et paginera tous les documents une fois qu’ils auront été téléchargés.

    Sections (voir l’ensemble des conventions d’appellation plus bas)

    Abréviations courantes

    E = Entente
    CA = Cahier des autorités
    CP = Cahier des pièces
    DO = Décisions/ordonnances
    M = Mise en application
    C = Commun
    R = Responsabilité
    RQ = Requête
    AA = Avis d’audience
    AD = Autres documents
    S = Sanction
    QP = Questions de procédure
    AP = Actes de procédure

    I = Intimé
    REP = Réponse
    D = Dossier
    AS = Documents à accès restreint (réservés à la partie qui les a téléchargés dans Case Center)
    AR = Audience de règlement
    ER = Entente de règlement
    CPS = Cahier des pièces supplémentaire
    EA = Exposé des allégations
    SS = Documents mis sous scellés
    T = Transcriptions
    NC = Documents non caviardés
    A = Argumentaire

    Sous-lots
    Audience sur la responsabilité
    Audience sur les sanctions (ce sous-lot sera ajouté à la fin de l’audience sur la responsabilité)
    Audience sur requête / d’examen d’une demande
    Audience de règlement
    Mise en application
    Intimé
    Formation
    Témoin
    Pièces/Exhibits

    Sections
    Audiences contestées
    Documents généraux

    AP – Actes de procédure
    T – Transcriptions
    DO – Décisions/ordonnances
    QP – Questions de procédure
    NC = Documents non caviardés
    SS = Documents mis sous scellés

    Responsabilité
    RCPM – Cahier des pièces de la mise en application
    RCPSM – Cahier des pièces supplémentaire de la mise en application
    RCPI – Cahier des pièces de l’intimé
    RCPSI – Cahier des pièces supplémentaire de l’intimé
    RAM – Argumentaire de la mise en application
    RAI – Argumentaire de l’intimé
    RCAM – Cahier des autorités de la mise en application
    RCAI – Cahier des autorités de l’intimé
    RADM – Autres documents de la mise en application
    RADI – Autres documents de l’intimé
    RARM – Documents à accès restreint de la mise en application (réservés au personnel de l’OCRCVM)
    RARI – Documents à accès restreint de l’intimé (réservés à l’intimé)

    Sanctions (*des sections seront ajoutées à la conclusion d’une audience sur la responsabilité)
    SCPM – Cahier des pièces de la mise en application
    SCPI – Cahier des pièces de l’intimé
    SAM – Argumentaire de la mise en application
    SAI – Argumentaire de l’intimé
    SCAM – Cahier des autorités de la mise en application
    SCAI – Cahier des autorités de l’intimé
    SADM – Autres documents de la mise en application
    SADI – Autres documents de l’intimé
    SARM – Documents à accès restreint de la mise en application (réservés au personnel de l’OCRCVM)
    SARI – Documents à accès restreint de l’intimé (réservés à l’intimé)

    Requête/demande (*ces sections seront ajoutées seulement s’il y a des requêtes/demandes)
    RQDM – Dossier de requête de la mise en application
    RQDI – Dossier de requête de l’intimé
    RQAM – Argumentaire de la mise en application
    RQAI – Argumentaire de l’intimé
    RQCAM – Cahier des autorités de la mise en application
    RQCAI – Cahier des autorités de l’intimé

    Audiences de règlement
    RER – Entente de règlement
    RCA = Cahier des autorités
    RA – Argumentaire
    RDO – Décisions/ordonnances