Signatures électroniques

19-0051
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles des courtiers membres
Destinataires à l’interne :
Institutions
Affaires juridiques et conformité
Détail
Opérations
Haute direction
Formation

Personne(s)-ressource(s) :

Charles Piroli
Directeur de la politique de réglementation des membres
Téléphone :
Courriel :

Les dispositions de l’OCRCVM (collectivement, les Règles) établissent les différents cas où une signature est exigée comme preuve :

  • de l’exécution de conventions et de contrats;
  • du consentement des clients ou de la réception, par ceux-ci, d’avis qui leur ont été envoyés (collectivement, les exigences en matière de signature)1.

Nos Règles ne précisent pas la forme que doit prendre une signature. Ainsi, les courtiers membres ont le choix d’exiger ou d’accepter des signatures manuscrites2 ou électroniques3 (y compris des signatures numériques4). Quel que soit leur choix, ils doivent avoir des politiques et procédures appropriées pour satisfaire à nos exigences en matière de signature et agir de bonne foi en les appliquant. Ils doivent aussi s’assurer que leurs politiques et procédures respectent les lois applicables relatives aux signatures.

  1. Agir de bonne foi

Nous avons eu connaissance de cas où des courtiers ont malencontreusement retardé des transferts de compte à cause de leur politique en matière de signature. Si un courtier décide d’exiger des signatures manuscrites, nous nous attendons à ce qu’il agisse de bonne foi et ne retarde pas les transferts de compte. Lorsqu’il reçoit d’une personne inscrite une demande de transfert de compte où figure une signature électronique, le courtier qui exige une signature manuscrite doit, dans les plus brefs délais :

  • l’informer de sa politique en matière de signature manuscrite;
  • l’aviser des renseignements dont il a besoin pour effectuer le transfert de compte en temps opportun.

Nous nous attendons aussi à ce que les courtiers appliquent leur politique en matière de signature de façon uniforme. Notamment, ils ne devraient pas avoir deux politiques différentes pour les transferts entrants et les transferts sortants.  

  1. Lois applicables

Si un courtier décide d’accepter des signatures électroniques, ses politiques, procédures et pratiques doivent être conformes aux lois applicables, telles que la Loi uniforme sur le commerce électronique5, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les   documents électroniques, les lois provinciales sur le commerce électroniqu6 et toute autre loi relative au document particulier pour lequel une signature est requise7.

Les courtiers doivent tenir compte du fait que certaines lois exigent une signature manuscrite pour des contrats et des documents précis tels que les procurations, les testaments et les fiducies.

  1. Note d’orientation antérieure et mise en œuvre

La présente note d’orientation prend effet immédiatement et remplace l’Avis sur la réglementation des membres RM0177Signatures électroniques, publié le 18 novembre 2002.

  1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation est liée aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM8 :

  • Par. 1104(1) [Nouvelle disposition des RLS]
  • Al. 2216(13)(ii) [par. (1) à (5) de la Règle 2400 des courtiers membres]
  • Al. 3213(2)(iv) [par. (F)(1) de la Partie I de la Règle 2500 des courtiers membres]
  • Al. 3216(7)(ii) [art. 7 de la Règle 3500 des courtiers membres]
  • Al. 3220(1)(iii) [al. 2(m)(iii) de la Règle 200 des courtiers membres]
  • Al. 3241(3)(i) [clause A(3)(d) de la Règle 3200 des courtiers membres]
  • Al. 3247(1)(ii) [par. 2(m) de la Règle 200 des courtiers membres]
  • Al. 3252(1)(ii) [par. (A)(2) de la Partie V de la Règle 2500 des courtiers membres]
  • Al. 3257(1)(ii) [par. (A)(1) de la Partie VI de la Règle 2500 et par. 2(b) de la Règle 1800 des courtiers membres]
  • Al. 3273(1)(iv) et (v) [par. 5(b) et (c) de la Règle 1300 des courtiers membres]
  • Al. 3509(2)(ii) [al. 13(b)(ii) de la Règle 29 des courtiers membres]
  • Al. 4185(1)(ii) [art. 16 de la Règle 100 des courtiers membres]
  • Par. 4186(1) [al. 2(a)(vii) de la Règle 300 des courtiers membres]
  • Al. 4351(1)(ii) [Formulaire 1, Directives générales]
  • Par. 4353(1) [Règle 2600 des courtiers membres, énoncé de principe 4, procédure 3]
  • Par. 4422(5) [Règle 2600 des courtiers membres, énoncé de principe 6, procédure 1]
  • Par. 4424(6) [Règle 2600 des courtiers membres, énoncé de principe 6, procédure 3]
  • Par. 4433(7) à (9) [Règle 2600 des courtiers membres, énoncé de principe 6, procédure 12]
  • Sous-al. 4456(1)(v)(b) [art. 2 de la Règle 400 des courtiers membres]
  • Al. 4808(5)(ii) et 6(iii) [art. 30 et 32 de la Règle 800 des courtiers membres]
  • Al. 4860(1)(ii) [art. 7 de la Règle 2300 des courtiers membres]
  • Al. 5725(2)(ii) [al. 9(e)(i), 10(e)(i) et 10(e)(iii) de la Règle 100 des courtiers membres]
  • Al. 5820(1)(i) et (iii) [par. 15(f) et (i) de la Règle 100 des courtiers membres]
  • Par. 5840(5) [par. 2(e) de la Règle 2200 des courtiers membres]
  • Art. 5850 [Formulaire 1, tableaux 1 et 7]
  • Par. 7305(7) [art. 6 de la Règle 2100 des courtiers membres]
  • Al. (9)(iii) de la Règle consolidée 8416
  • Al. (1)(ii) de la Règle consolidée 8418
  • Par. (1) à (3) de la Règle consolidée 8419
  • 1. Voir la section 4 de la présente note d’orientation pour consulter la liste des dispositions de l’OCRCVM qui traitent des documents exigeant une signature.
  • 2. Le terme « signature manuscrite » désigne une signature apposée à la main sur un document papier.
  • 3. Le terme « signature électronique » désigne les renseignements électroniques qu’une personne crée ou adopte en vue de signer un document et qui sont dans le document ou y sont joints ou associés. Il peut s’agir entre autres d’une des formes de signature suivantes : (i) un nom tapé dans un formulaire ou un document électronique; (ii) l’image d’une signature manuscrite sur un document envoyé par télécopieur; (iii) le fait de cliquer sur « J’accepte » ou « Je n’accepte pas » au bas d’une convention électronique; (iv) une signature manuscrite apposée numériquement sur un dispositif tactile comme une tablette ou un téléphone intelligent.
  • 4. Le terme « signature numérique » désigne une signature électronique validée au moyen d’un certificat délivré par une autorité de certification qui vérifie l’identité du signataire et de celui qui exige la signature.
  • 5. La Loi uniforme sur le commerce électronique a été élaborée par la Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada. En septembre 1999, cette dernière l’a soumise aux législateurs provinciaux en leur recommandant son adoption. La plupart des lois provinciales en cette matière sont fondées sur cette loi.
  • 6. La plupart des provinces et des territoires canadiens ont adopté des lois pour faciliter le commerce électronique et reconnaître les signatures et les documents électroniques : l’Electronic Transactions Act de la Colombie-Britannique; l’Electronic Transactions Act de l’Alberta; l’Electronic Information and Documents Act, 2000 de la Saskatchewan; la Loi sur le commerce et l’information électroniques du Manitoba; la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario; la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec; l’Electronic Commerce Act de la Nouvelle-Écosse; la Loi sur les opérations électroniques du Nouveau-Brunswick; l’Electronic Commerce Act de l’Île-du-Prince-Édouard; l’Electronic Commerce Act de Terre-Neuve-et-Labrador; la Loi sur le commerce électronique du Yukon et la Loi sur le commerce électronique du Nunavut.
  • 7. Par exemple, les lois sur la lutte contre le blanchiment d’argent.
  • 8. Pour aider les lecteurs, nous avons indiqué les renvois aux dispositions applicables du Manuel de réglementation en langage simple (les RLS) (voir l’Avis 18-0014 - Nouvelle publication du projet de Manuel de réglementation en langage simple des courtiers membres de l’OCRCVM). Nous avons aussi indiqué entre crochets les dispositions correspondantes des Règles des courtiers membres actuelles et les exigences applicables de l’OCRCVM. Étant donné que les RLS n’ont pas encore pris effet, nous avons