Relations mandant-mandataire

GN-2300-21-002
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles de l’OCRCVM
Destinataires à l’interne :
Institutions
Affaires juridiques et conformité
Détail
Haute direction
Pupitre de négociation

Personne(s)-ressource(s) :

Conformité de la conduite des affaires
Courriel :
Conformité des finances et des opérations
Courriel :

Sommaire

Date d’entrée en vigueur : 31 décembre 2021

La présente note d’orientation est destinée aux sociétés qui établissent des relations mandant‑mandataire avec des personnes inscrites. Elle présente les exigences prévues à la Règle 2300 de l’OCRCVM qui ont trait aux conventions entre l’OCRCVM et les courtiers membres (les courtiers) qui souhaitent établir des relations mandant‑mandataire ainsi que les renseignements qui doivent être indiqués dans les conventions conclues entre les courtiers et leurs mandataires.

  1. Conventions entre l’OCRCVM et les courtiers

Avant d’établir une relation mandant-mandataire, le courtier doit conclure une convention avec l’OCRCVM. L’article 2303 des Règles de l’OCRCVM1 précise la forme que doit avoir la convention. Celle‑ci doit être signée par un associé, un dirigeant ou un administrateur autorisé du courtier. Le contenu de la convention ne peut pas être modifié.

Au moment de soumettre l’entente conclue avec l’OCRCVM, le courtier doit indiquer comment il compte se conformer aux exigences de déclaration prévues aux alinéas 4 et 5 du paragraphe 2303(4) – Conventions écrites entre le courtier membre et ses mandataires. Le courtier doit aussi soumettre son formulaire d’ouverture de compte contenant la déclaration exigée aux alinéas 4 et 5 du paragraphe 2303(4) – Conventions écrites entre le courtier membre et ses mandataires.

  1. Conventions entre les courtiers et leurs mandataires

En vertu du paragraphe 2304(3), avant d’établir une relation mandant-mandataire, le courtier doit faire approuver par l’OCRCVM la forme de sa convention avec le mandataire. Celle‑ci doit contenir toutes les modalités du paragraphe 2304(7). Pour faciliter l’examen des conventions par l’OCRCVM, les courtiers qui rédigent leurs propres conventions devraient penser à fournir à l’OCRCVM un tableau de concordance indiquant les modalités qui satisfont à chacune des exigences. Lorsqu’il n’est pas clair qu’une convention est conforme au paragraphe 2304(7), l’OCRCVM peut demander au courtier d’obtenir et de soumettre un avis juridique confirmant la conformité de la convention.

Le courtier doit faire approuver par l’OCRCVM toute modification du formulaire de sa convention avec le mandataire. Les aspects commerciaux des conventions n’ont pas besoin d’être approuvés par l’OCRCVM.

  1. Déclaration écrite à fournir aux clients sur les responsabilités respectives

Le courtier membre ou ses mandataires doivent communiquer aux clients ce qui suit à l’ouverture d’un compte :

  • les activités propres aux fonctions liées aux valeurs mobilières qu’exerce le mandataire qui relève du courtier;
  • les autres activités professionnelles qu’exerce le mandataire et dont le courtier n’est pas responsable.

La déclaration doit être faite dans le formulaire d’ouverture de compte selon le libellé de l’alinéa 2304(7)(vi).

  1. Police d’assurance des institutions financières

Pour se conformer à l’alinéa 2304(7)(xi), le courtier doit faire ajouter à sa police d’assurance des institutions financières un avenant « mandataires » pour que tous ses mandataires et leurs employés soient couverts dans la même mesure que ses propres employés. Le Service de la conformité des finances et des opérations de l’OCRCVM contrôlera le respect par les courtiers de l’alinéa 2304(7)(xi) lors de ses inspections régulières.

  1. Conformité avec les lois fiscales

En vertu du paragraphe 2304(6), le courtier doit remettre à l’OCRCVM une preuve satisfaisante de la conformité des conventions conclues avec ses mandataires avec les lois fiscales applicables. Cette preuve doit prendre la forme d’un avis juridique ou d’une décision de l’Agence du revenu du Canada et être transmise au chef de la conformité de la conduite des affaires de l’OCRCVM responsable du courtier.

  1. Livres et dossiers

L’alinéa 2304(7)(x) prévoit que tous les livres et dossiers préparés et tenus par le mandataire doivent être conformes aux exigences de l’OCRCVM. Nous rappelons aux courtiers que cette disposition s’applique à toutes les autres obligations de tenue de dossiers prévues dans les Règles de l’OCRCVM, notamment la tenue des dossiers associés aux nouveaux comptes conformément au paragraphe 3212(1) ainsi que des dossiers d’examen de conformité ou d’approbation selon l’article 3804.

  1. Documents à déposer relativement à l’inscription de personnes physiques

Les demandes d’inscription de personnes physiques qui ont une relation à titre de mandataire plutôt que d’employé avec un courtier doivent indiquer que ces personnes sont des mandataires. Il faut indiquer la relation à titre de mandataire à la rubrique « Emploi, autres activités professionnelles, postes de dirigeant et d’administrateur actuels » de la Base de données nationale d’inscription en entrant le mot « Mandataire » dans la zone de texte en réponse à :

« Décrivez le type d’entreprise et d’emploi, ainsi que vos tâches particulières. Si vous faites cette demande pour un type d’inscription ou d’acceptation qui exige une expérience précise, veuillez fournir ci-dessous les détails appropriés. »

Nous rappelons aux courtiers que toutes les obligations liées à la présentation de renseignements concernant l’inscription s’appliquent également aux mandataires, notamment en ce qui concerne les avis d’ouverture ou de fermeture d’un établissement, les avis liés aux activités professionnelles externes et les avis de cessation de relation.

  1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

  • Règle 2300;
  • article 3212;
  • article 3804.
  1. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’Avis RM0217 – Relations mandant et mandataire.

  1. Document connexe

La présente note d’orientation a aussi été publiée dans l’Avis 21-0190 - Règles de l’OCRCVM, Formulaire 1 et notes d'orientation.

  • 1Dans la présente note d’orientation, tous les renvois sont des renvois aux Règles de l’OCRCVM, à moins d’indication contraire.

L’ACFM et l’OCRCVM ont fusionné

Le 1er janvier 2023, l’ACFM et l’OCRCVM ont fusionné afin de former le Nouvel organisme d’autoréglementation du Canada (nouvel OAR).

Le nouvel OAR assume les responsabilités de réglementation de l’ACFM et de l’OCRCVM.

Nous avons mis en œuvre un site Web provisoire contenant des mises à jour et des renseignements sur le nouvel OAR, y compris de l’information sur les éléments suivants :

  • Haute direction;
  • Gouvernance;
  • Règles du nouvel OAR;
  • Demande d’adhésion;
  • Bureau des investisseurs et comité consultatif des investisseurs;
  • Information à l’intention des courtiers au Québec qui sont de nouveaux membres du nouvel OAR;
  • Plaintes;
  • Carrières.

Les procédures disciplinaires, la liste des membres, les ressources en matière de formation des investisseurs, la formation continue et tous les autres renseignements qui ne sont pas indiqués ci-dessus se trouvent toujours sur www.mfda.ca et sur www.ocrcvm.ca.