Gestion des catégories de risque importantes

GN-1500-21-001
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles de l’OCRCVM
Destinataires à l’interne :
Affaires juridiques et conformité
Audit interne
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Détail
Financement des sociétés
Formation
Haute direction
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Institutions
Opérations

Personne(s)-ressource(s) :

Politique de réglementation des membres
Courriel :

Sommaire

Date d’entrée en vigueur : 31 décembre 2021

La Règle 1500 codifie le principe général selon lequel les courtiers membres (les courtiers) doivent élaborer et mettre en œuvre un cadre de surveillance approprié afin d’assurer la conformité avec les exigences de l’OCRCVM. Les courtiers doivent déterminer les catégories de risque importantes1  propres à leurs activités, confier à un membre de la haute direction2  la gestion de chacune de ces catégories de risque importantes et consigner ce processus.

La présente note d’orientation clarifie nos attentes quant à la façon dont les courtiers doivent respecter la Règle 15003 .

  • 1Le terme catégorie de risque importante est défini au paragraphe 1201(2).
  • 2Le rôle du membre de la haute direction est défini au paragraphe 1201(2). Les membres de la haute direction sont des personnes autorisées.
  • 3Dans la présente note d’orientation, tous les renvois à des règles sont des renvois aux Règles de l’OCRCVM, à moins d’indication contraire.
  1. Affectation de membres de la haute direction à la gestion des catégories de risque importantes

La Règle 1500 permet aux courtiers de déterminer les catégories de risque importantes et les personnes affectées à leur gestion en fonction de la taille et de l’étendue de leurs activités, et des risques liés à celles-ci.

Conformément à la Règle 1500, nous nous attendons à ce que les courtiers :

  • déterminent les catégories de risque importantes propres à leurs activités,
  • confient la responsabilité de chaque catégorie de risque importante à autant de membres de la haute direction qualifiés que nécessaire,
  • dressent et maintiennent une liste des membres de la haute direction précisant les catégories de risque importantes dont chaque membre de la haute direction est responsable,
  • veillent à ce que les membres de la haute direction possèdent la formation et l’expérience requises pour s’acquitter pleinement de leurs responsabilités.

Nous nous attendons aussi à ce que les membres de la haute direction :

  • assument la responsabilité de la catégorie de risque importante qui leur a été attribuée, ce qui comprend l’examen et l’approbation des politiques et des procédures connexes,
  • possèdent les compétences et les pouvoirs requis pour s’acquitter pleinement de leurs responsabilités.
  1. Catégories de risque importantes

Les courtiers doivent déterminer toutes les catégories de risque importantes propres à leurs activités. Nous avons donné une définition générale du terme catégorie de risque importante pour couvrir à la fois les secteurs opérationnels et les différents secteurs d’activité de la société.

Fonction, méthode ou activité au sein de l’entreprise du courtier membre dont le risque, s’il n’est pas atténué ou contrôlé, peut nuire considérablement à la liquidité, à la solvabilité et aux capacités opérationnelles du courtier membre ainsi qu’à ses clients, aux actifs de clients et aux autres positions de clients4 .

Les courtiers doivent tenir compte de leur modèle d’affaires, de la taille de leurs activités et des risques qui y sont liés pour déterminer les catégories de risque importantes qui leur sont propres. Certaines catégories de risque sont présentes chez tous les courtiers, alors que d’autres pourraient être propres à un courtier ou à une catégorie de courtier en particulier.

  1. Déterminer l’affectation des membres de la haute direction

Les courtiers doivent déterminer les membres de la haute direction qualifiés en utilisant les mêmes considérations générales que pour déterminer si une personne a les compétences requises pour s’acquitter de responsabilités précises à titre de personne autorisée.

Les courtiers doivent affecter autant de membres de la haute direction qualifiés que nécessaire pour assurer la conformité avec les exigences de l’OCRCVM, y compris la Règle 15005 . Les courtiers peuvent confier plus d’une catégorie de risque importante à un membre de la haute direction6  ou confier une même catégorie de risque importante à plusieurs membres de la haute direction7 . Dans ce dernier cas, les membres de la haute direction seront conjointement responsables de la catégorie à laquelle ils ont été affectés.

Par exemple, un courtier peut structurer la société de façon à ce que la responsabilité de toutes les catégories de risque importantes soit répartie entre le chef des finances, le chef de la conformité et la personne désignée responsable. Les courtiers qui possèdent plusieurs secteurs d’activité peuvent répartir la responsabilité des catégories de risque importantes entre des unités précises, telles que les dérivés, les services bancaires d’investissement, les services pour comptes sans conseils ou la négociation, ou bien au membre de la haute direction responsable de chaque secteur d’activité. Avec l’adoption croissante des modèles de gestion des risques d’entreprise, les courtiers peuvent gérer certaines catégories de risque à l’échelle de l’organisation et les attribuer à un membre de la haute direction qui occupe des fonctions de surveillance au sein de plusieurs secteurs d’activité.

Les courtiers peuvent désigner un membre de la haute direction d’une société liée ou d’un membre du même groupe, notamment à l’extérieur du Canada, conformément au sous-alinéa 2503(1)(i)(b).

  1. Responsabilité du membre de la haute direction à l’égard d’une catégorie de risque importante

Les membres de la haute direction sont chargés de la surveillance et de la gestion des activités du courtier, de ses employés et de ses personnes autorisées, conformément à leurs champs de responsabilité, pour fournir l’assurance raisonnable que les exigences de l’OCRCVM et les lois sur les valeurs mobilières sont respectées8 .

En outre, le paragraphe 1502(3) précise que les membres de la haute direction sont responsables de l’examen et de l’approbation des politiques et des procédures associées à la catégorie de risque importante qui leur a été confiée. Les membres de la haute direction doivent examiner et approuver tous les changements importants apportés à ces politiques et procédures, surveiller leur caractère adéquat et vérifier si le courtier s’y conforme, notamment en s’assurant que tous les problèmes sont repérés, transmis à un échelon supérieur et réglés de manière adéquate.

À moins que les Règles de l’OCRCVM ne l’interdisent expressément, les courtiers peuvent externaliser certaines fonctions et certains services qui pourraient correspondre à une catégorie de risque importante. Toutefois, c’est un membre de la haute direction du courtier qui est responsable de cette catégorie précise. De même, bien que les membres de la haute direction puissent déléguer des tâches ou des activités conformément à l’article 1103, ils ne peuvent déléguer leur responsabilité d’une catégorie de risque importante.

  1. Dresser et maintenir une liste des membres de la haute direction et des catégories de risque importantes

Les courtiers doivent maintenir une liste ou un organigramme qui indique les noms et les responsabilités des membres de la haute direction auxquels on a confié la responsabilité d’une ou de plusieurs catégories de risque importantes. Les courtiers n’ont pas à déposer cette liste ou cet organigramme auprès de l’OCRCVM, sauf s’il fait partie du document de gouvernance du courtier qui doit être déposé en vertu de l’article 3916. Cette liste ou cet organigramme doit respecter les exigences générales de tenue de dossiers9 . Cela comprend l’obligation pour le courtier de tenir le document à jour, en fonction des changements apportés aux catégories de risque importantes ou aux membres de la haute direction responsables de celles-ci. À la demande de l’OCRCVM, le courtier doit lui donner accès à ce document selon la manière requise par celui-ci10 .

  1. Rôle de l’OCRCVM dans la détermination et la surveillance adéquates des catégories de risque importantes

Les courtiers peuvent exercer leur discrétion dans la détermination des catégories de risque importantes et des personnes affectées à la gestion de celles‑ci, pourvu qu’ils le fassent en respectant les exigences de l’OCRCVM. L’OCRCVM a le pouvoir de demander des renseignements et, dans des cas extrêmes, de s’opposer aux décisions prises par le courtier, lorsqu’il a des motifs de croire que ce dernier ne respecte pas nos règles.

  1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

  • article 1103;
  • Règle 1500;
  • article 2503;
  • article 2602;
  • article 3804;
  • article 3905;
  • article 3909;
  • article 3916.
  1. Document connexe

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis 21-0171.

  • 4Paragraphe 1201(2).
  • 5Paragraphe 3905(3).
  • 6Cette pratique s’observe dans les sociétés de petite taille, où la personne désignée responsable est généralement responsable des catégories de risque importantes au sein de la société.
  • 7Cette pratique s’observe dans les grandes entités ou les entités qui externalisent ou délèguent des activités ou des fonctions à des membres de leur groupe ou à des tiers.
  • 8Article 3909.
  • 9Article 3804.
  • 10Paragraphe 3804(4).