Examen de la publicité, de la documentation promotionnelle et de la correspondance

GN-3600-21-002
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles de l’OCRCVM
Destinataires à l’interne :
Institutions
Affaires juridiques et conformité
Détail
Haute direction
Formation

Personne(s)-ressource(s) :

Politique de réglementation des membres
Courriel :

Sommaire

Date d’entrée en vigueur : 31 décembre 2021 

La présente note d’orientation porte sur les obligations des courtiers membres en ce qui concerne : 

  1. l’établissement de politiques et de procédures pour communiquer avec le public, conformément au paragraphe 3603(2)1 ;
  2. l’examen de la publicité, de la documentation promotionnelle et de la correspondance, conformément à l’article 3603.
  • 1Dans la présente note d’orientation, tous les renvois sont des renvois aux Règles de l’OCRCVM, à moins d’indication contraire.
Table des matières
  1. Introduction

Les courtiers membres (les courtiers) doivent concevoir des politiques et des procédures concernant la communication avec le public qui sont adaptées à leur taille, à leur structure, à leurs activités et à leur clientèle et qui peuvent varier en fonction du type de client.

Les Règles de l’OCRCVM s’appliquent à toutes les méthodes de communication utilisées par un courtier, notamment LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, les blogues et les clavardoirs. Les courtiers doivent veiller à respecter les lois et règlements sur les valeurs mobilières et les autres lois et règlements applicables, quelle que soit la méthode de communication utilisée et peu importe l’évolution des sites Web de médias sociaux.

La présente note d’orientation traite des questions de conformité et de surveillance particulières que les courtiers, leurs employés et leurs personnes autorisées2  doivent prendre en compte :

  • lorsqu’ils ont recours aux sites Web de médias sociaux pour communiquer avec des clients et le public à des fins commerciales;
  • lorsqu’ils établissent leurs politiques et procédures concernant l’examen, la surveillance, la conservation et l’extraction de ce matériel de communication.
  1. Définitions 

Les politiques et les procédures du courtier devraient comprendre :

  1. des définitions claires et détaillées de ce qui constitue de la publicité, de la documentation promotionnelle et de la correspondance3 ;
  2. une référence à tous les moyens de communication, notamment :
  • la presse écrite;
  • la radiodiffusion;
  • les médias électroniques.

La teneur et l’objectif du matériel de communication, et non son mode de distribution, déterminent s’il s’agit de correspondance, de publicité ou de documentation promotionnelle. Par conséquent, les communications électroniques, notamment au moyen des sites Web de médias sociaux, peuvent constituer de la publicité, de la documentation promotionnelle ou de la correspondance selon leur teneur et leur objectif.

  1. Sites Web protégés par mot de passe

Un site Web protégé par mot de passe, comme un site conçu uniquement pour saisir des ordres, n’est généralement pas visé par la définition de publicité. Toutefois, le contenu des sites Web qui porte sur des stratégies ou des titres précis peut constituer de la documentation promotionnelle.

  1. Lien vers un autre site Web

Un simple lien vers le site Web d’une autre entité, qu’il soit payé ou non, n’est pas une publicité, à moins qu’il ne soit assorti de textes ou de représentations graphiques faisant la promotion des services du courtier.

  1. Communications transmises à plusieurs clients

Une lettre, un courriel ou une autre communication transmis à plusieurs clients, se voulant ou non adapté à leurs besoins ou objectifs particuliers, s’inscrirait généralement dans la définition de documentation promotionnelle, sauf si une telle communication comporte une recommandation à l’égard d’un titre ou d’une stratégie de négociation en particulier. Puisque des personnes autorisées peuvent transmettre ces types de communication, les courtiers devraient veiller à ce que leurs politiques, procédures et activités de formation définissent clairement ce qui constitue de la « documentation promotionnelle ».

  1. Commentaires généraux

Des commentaires généraux sur le marché et les perspectives économiques ainsi que les séminaires d’information qui ne visent pas à vendre des titres précis ne s’inscrivent pas dans la définition de publicité ni de documentation promotionnelle. Néanmoins, les courtiers devraient prévoir dans leurs politiques et procédures un processus qui garantira que ces commentaires ne franchissent pas le seuil qui les sépare de la publicité ou de la documentation promotionnelle.

Les courtiers sont invités à fournir l’encadrement et la formation nécessaires aux membres de leur personnel pour veiller à ce que ces derniers distinguent clairement les lignes de démarcation entre un commentaire général et la publicité ou la documentation promotionnelle.

  1. Conformité avec les lois

Les politiques et procédures du courtier doivent être conçues de façon à ce que la publicité, la documentation promotionnelle et la correspondance respectent la Règle 3600 ainsi que toutes les lois sur les valeurs mobilières et les autres lois applicables. Au nombre des autres dispositions importantes figurent notamment celles qui suivent :

  • Politique de communication de l’adhésion au Fonds canadien de protection des épargnants (FCPE);
  • Communication de la participation financière ou de la responsabilité en matière de prises fermes;
  • Communication des conditions concernant les titres subalternes et les actions temporairement incessibles;
  • Communication de l’information sur l’émetteur relié ou associé;
  • Avis 47-201 relatif aux opérations sur titres à l’aide d’Internet et d’autres moyens électroniques;
  • Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (Règlement 31-103);
  • Restrictions concernant les communications publicitaires des organismes de placement collectif en vertu du Règlement 81-102 sur les fonds d’investissement (Règlement 81-102);
  • Restrictions et informations à fournir relatives à la recherche;
  • Exigences concernant la transmission électronique des documents.
  1. Interdictions

Les politiques et procédures du courtier doivent clairement mentionner si un type précis de publicité, de documentation promotionnelle et de correspondance est interdit.

  1. Examens

Les politiques et procédures doivent énoncer les exigences portant spécifiquement sur les examens pour chaque type de matériel de communication utilisé par un courtier, qu’il s’agisse de publicité, de correspondance ou de documentation promotionnelle. Les courtiers ont la capacité de sélectionner le moyen le plus efficace pour surveiller les communications, sous réserve du paragraphe 3603(3). La surveillance peut être faite selon le moyen le plus approprié selon le cas, à savoir :

  1. une approbation préalable à l’utilisation;
  2. un examen après l’utilisation;
  3. un échantillonnage après l’utilisation.

Les politiques et procédures doivent aussi prévoir la surveillance réciproque. Une personne ne doit pas être responsable à la fois de l’approbation et de la surveillance de son propre matériel de communication.

Les courtiers qui sont organisés en deux ou plusieurs unités commerciales ou divisions distinctes peuvent désigner un surveillant pour chacune d’elles, afin de veiller à ce qu’elles se conforment à l’article 3603.

Le surveillant désigné doit veiller à avoir des politiques et des procédures en place qui sont :

  • adéquates;
  • examinées régulièrement pour vérifier si elles sont toujours adéquates;
  • révisées pour intégrer des modifications aux règles qui s’imposent, au besoin;
  • communiquées aux membres du personnel concernés.

Le surveillant désigné devrait également veiller à ce que les personnes auxquelles des responsabilités précises ont été confiées aux termes des politiques et des procédures :

  • soient au courant de leurs tâches;
  • les remplissent adéquatement.
  1. Approbation préalable à l’utilisation

Le courtier doit s’assurer que les éléments suivants sont approuvés par un surveillant désigné4  :

  • les rapports de recherche;
  • les chroniques boursières;
  • les transcriptions de télémarketing;
  • les textes de séminaires de promotion;
  • les publicités originales;
  • tout document qui renferme des rapports sur le rendement ou des sommaires utilisés pour solliciter les clients.

Le dossier d’approbation doit inclure la version définitive (et non une version provisoire pour laquelle des modifications ont été demandées). Les courtiers doivent approuver au préalable une communication qui a été considérablement modifiée, même s’ils avaient déjà approuvé sa version antérieure.

  1. Recherche 

La recherche effectuée par des tiers n’est pas régie par l’article 3603, mais elle est visée par la Partie B de la Règle 3600. Toutefois, le matériel fourni par une partie qui n’est pas indépendante de l’émetteur, comme une société de relations avec les investisseurs, constituerait de la documentation promotionnelle s’il était diffusé par un courtier.

Les représentants inscrits5  qui ne travaillent pas comme analystes, selon la définition de l’article 3606, mais qui publient néanmoins leurs propres rapports et des recommandations qui ressemblent à des rapports de recherche sont visés par l’article 3603.

  1. Chroniques boursières

Les chroniques boursières se distinguent des documents qui ressemblent à des rapports de recherche comportant généralement des recommandations de titres.

Les chroniques boursières doivent être approuvées avant leur publication. Elles comprennent les informations suivantes :

  1. la conjoncture du marché;
  2. les attentes de l’auteur;
  3. les prévisions économiques;
  4. d’autres facteurs qui peuvent avoir une incidence sur les cours des titres et les bénéfices tirés par les investisseurs.
  1. Publicités originales et leurs épreuves

La publicité originale désigne la première utilisation d’une épreuve. Les courtiers doivent approuver au préalable les publicités originales.

Une épreuve de publicité désigne une publicité qui a un format préétabli comme point de départ chaque fois qu’elle est utilisée. La première utilisation d’une épreuve doit être approuvée au préalable. Toutefois, il n’est pas nécessaire de faire approuver les changements mineurs apportés à l’épreuve, comme le nom du représentant inscrit ou le lieu de la succursale.   

  1. Rapports sur le rendement

Les courtiers doivent faire approuver au préalable la publicité, la documentation promotionnelle ou la correspondance utilisées pour solliciter des clients et qui renferment des rapports sur le rendement ou des sommaires. Cela comprend les publicités comportant des rapports sur le rendement d’organismes de placement collectif ou sur des services de répartition de l’actif. Il faut examiner ces documents pour vérifier s’ils respectent l’article 3603 et le Règlement 81-102.

Il n’est pas nécessaire de faire approuver au préalable les éléments suivants, mais les courtiers doivent procéder à un examen après l’utilisation :

  1. les relevés informatisés sur le portefeuille fournis aux clients;
  2. les documents comportant des graphiques de prix et de volumes sur des actions particulières;
  3. les documents comportant les rendements de titres à revenu fixe particuliers.
  1. Examen après l’utilisation ou échantillonnage après l’utilisation

Lorsque l’on procède à un examen après l’utilisation ou à un échantillonnage après l’utilisation, les politiques et procédures du courtier doivent énoncer ce qui suit :

  1. le type d’examen requis;
  2. la prise en charge de l’exécution des examens et des mesures correctrices au besoin;
  3. la fréquence ou les techniques de l’échantillonnage;
  4. les obligations liées à la conservation de dossiers.

Les examens après l’utilisation ou l’échantillonnage après l’utilisation peuvent être adaptés à l’un ou l’autre des cas suivants :

  1. des cas particuliers d’épreuves de publicité;
  2. des commentaires quotidiens sur la recherche publiée;
  3. la correspondance destinée aux clients uniques ou à des groupes de clients semblables. 
  1. Communications par courriel

  1. Provenance externe

Le courtier doit mettre en place des politiques permettant de veiller à ce que tous les courriels d’entreprise destinés aux clients et aux clients potentiels soient enregistrés dans son système informatique aux fins de référence future. Pour ce faire, il peut prendre l’une ou l’autre des mesures suivantes :

  1. donner aux employés et aux mandataires un accès à distance sécurisé à ses systèmes de courriel;
  2. interdire l’envoi de courriels d’entreprise par le truchement de systèmes de courriel autres que celui du courtier;
  3. exiger que des copies de tous les courriels d’entreprise lui soient transmises.
  1. Ordres clients

Les courtiers doivent dissuader les clients et les représentants inscrits de recourir à des courriels pour la communication d’ordres. Si un courtier permet cette pratique, il doit avertir les clients des risques découlant de l’envoi d’ordres par courriel, comme les retards dans la réception et l’exécution des directives ou la communication de directives inadéquates. 

  1. Convenance et recommandations

Les courtiers ne doivent pas oublier les obligations supplémentaires prévues par la réglementation que la teneur d’une communication livrée aux clients pourrait susciter. Ainsi, une « recommandation », qu’elle soit faite par le truchement d’un site Web de médias sociaux ou par correspondance, doit tenir compte des obligations en matière de convenance prévues à la Règle 3400. À tout le moins, il est recommandé aux courtiers de mettre en œuvre des mesures pour surveiller et/ou interdire les communications électroniques qui constituent une recommandation devant respecter les règles de l’OCRCVM sur la convenance.

  1. Sites Web de médias sociaux

  2. Surveillance

Les courtiers peuvent faire face à des problèmes de surveillance liés aux sites Web de médias sociaux utilisés à des fins commerciales, comme les blogues, LinkedIn, Twitter, YouTube, les clavardoirs et Facebook.

Le fait qu’un site Web de médias sociaux est protégé par mot de passe ou accessible à tous ne détermine nullement s’il constitue ou non une méthode acceptable de communication avec les clients. Les courtiers et leurs représentants peuvent utiliser de tels types de sites et/ou cette technologie pour communiquer avec les clients et le public dans l’exercice de leur activité, à condition que les sites Web respectent les conditions suivantes :

  1. ils sont adéquatement surveillés;
  2. ils ne violent aucune disposition réglementaire ou législative (comme celles portant sur la conservation de dossiers).

Les courtiers peuvent tenir compte des lignes directrices suivantes lorsqu’ils établissent et mettent en œuvre des pratiques de surveillance conformes à la réglementation :

  1. interdire l’accès aux sites Web de médias sociaux qui ne permettent pas des pratiques de surveillance conformes à la réglementation;
  2. interdire ou restreindre le recours à de tels types de sites par les personnes autorisées dont les antécédents indiquent un non-respect de la réglementation;
  3. permettre uniquement aux personnes autorisées qui ont suivi une formation appropriée sur les politiques et les procédures du courtier concernant les sites Web de médias sociaux l’emploi de cette technologie pour communiquer avec le public investisseur.

En général, il existe deux catégories de sites Web de médias sociaux : ceux qui comportent un contenu statique et les forums électroniques interactifs.

Les sites comportant un contenu statique possèdent habituellement les caractéristiques suivantes :  

  1. un profil ou des renseignements de base ou d’affichage;
  2. un contenu généralement mis à la disposition de tout le monde;
  3. une épreuve de publicité originale;
  4. un contenu devant être approuvé au préalable, conformément au paragraphe 3603(3).

En ce qui concerne les forums électroniques interactifs :

  1. il peut s’agir d’un forum, comme Facebook ou Twitter;
  2. ils comportent des échanges en temps réel;
  3. leur contenu ne requiert pas d’approbation préalable;
  4. leur contenu doit être surveillé pour en vérifier la conformité avec les Règles de l’OCRCVM et la législation sur les valeurs mobilières.

Lorsque du contenu interactif devient statique, par exemple par l’affichage du contenu interactif en temps réel dans un forum statique comme un blogue, ce contenu statique doit être approuvé au préalable s’il est visé par le paragraphe 3603(3).

  1. Communications anonymes

En formulant des déclarations ou des recommandations anonymes dans des salons de clavardage ou sur des tableaux d’affichage, les personnes autorisées peuvent contrevenir aux règles sur les conflits d’intérêts ou aux autres règles sur la conduite des affaires. C’est pourquoi les courtiers doivent mettre en place des politiques et des procédures visant à empêcher leurs personnes autorisées d’exercer de telles activités. 

  1. Communications de tiers

Les courtiers devraient faire preuve d’une extrême prudence lorsqu’ils ont recours à des tiers pour leurs communications, par exemple lorsqu’ils permettent à des tiers de formuler des commentaires ou d’afficher du contenu sur leur site Web ou lorsqu’ils donnent des liens sur leur site vers le site Web de tiers. L’affichage de tiers peut être attribué au courtier ou considéré comme un aval de la part de celui‑ci, et entraîner du même coup des obligations prévues par la réglementation et la législation. 

Ainsi, retransmettre par Twitter l’affichage d’un client ou féliciter un tiers peut être considéré comme un aval. La communication de tiers sera considérée comme une communication du courtier selon les faits et les circonstances entourant chaque cas. 

Les courtiers devraient prendre en considération les éléments suivants pour déterminer si l’affichage du tiers reflète leurs points de vue :

  1. l’emploi d’avis de non-responsabilité, même si cela ne dégage pas nécessairement les courtiers de leur responsabilité à l’égard de l’affichage de tiers;
  2. la nature de l’intervention du courtier dans la préparation de la communication avant son affichage;
  3. toute preuve d’aval ou d’approbation implicite ou explicite de l’affichage.

Nous proposons ci-après des pratiques exemplaires concernant les communications de tiers :

  1. préparer à l’intention des tiers des directives qui décrivent les pratiques acceptables concernant l’affichage de tiers sur des sites Web parrainés par le courtier;
  2. élaborer des politiques et des procédures qui traitent des pratiques acceptables concernant les réponses aux communications de tiers affichées sur des sites Web parrainés par le courtier ou des sites Web personnels;
  3. instaurer des processus de filtrage permettant de s’assurer que les affichages d’un tiers respectent les exigences de la réglementation et les politiques du courtier;
  4. communiquer les politiques du courtier concernant sa responsabilité à l’égard des affichages de tiers. 
  1. Conservation des dossiers

Selon le paragraphe 3603(6), le courtier doit conserver des copies de l’ensemble de sa publicité, de sa documentation promotionnelle et de sa correspondance ainsi que toute la documentation de surveillance, y compris les documents suivants :

  1. une copie des documents examinés;
  2. les dossiers des examens et des approbations;
  3. un dossier sur la mesure correctrice, si un examen après l’utilisation ou un examen de l’échantillonnage a permis de détecter des problèmes.

En outre, les courtiers doivent respecter leurs obligations prévues à l’article 3804. Selon l’alinéa 3804(1)(i), les courtiers doivent tenir à jour des dossiers afin de consigner avec exactitude leurs activités commerciales, leur situation financière, leurs résultats d’exploitation financière et les opérations de leurs clients6

La teneur de la communication détermine si celle-ci est associée à l’activité du courtier et, par conséquent, si elle est visée par cette disposition. Le type de dispositif utilisé pour transmettre la communication, qu’il soit fourni par le courtier ou qu’il s’agisse d’un dispositif personnel, n’entre pas en ligne de compte.

Voilà pourquoi les courtiers doivent concevoir des systèmes et des programmes dotés de fonctionnalités de conservation et d’extraction conformes à la réglementation et adaptées aux méthodes de communication qu’ils autorisent. Sont visés notamment :

  1. le contenu affiché sur des sites Web de médias sociaux comme Twitter, Facebook, les blogues et les clavardoirs;
  2. tout document transmis par courriel.

Les courtiers peuvent tenir compte des points suivants lorsqu’ils établissent et mettent en œuvre des politiques et procédures sur la conservation et l’extraction conformes à la réglementation :

  1. la conservation des copies du document lui-même et les dossiers des examens et des approbations;
  2. en cas de problème détecté au cours d’un examen après l’utilisation ou d’un examen de l’échantillonnage, la conservation d’un dossier de la mesure correctrice qui a été prise;
  3. l’interdiction de l’accès aux sites Web de médias sociaux qui ne permettent pas les pratiques de conservation conformes à la réglementation;
  4. l’utilisation de dispositifs personnels de communication pour les communications d’entreprise, ainsi que la capacité de conserver, de surveiller ou d’extraire les communications d’entreprise effectuées au moyen de tels dispositifs.
  1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

  • Règle 3600;
  • Règle 3800.
  1. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’Avis de l’OCRCVM 11-0349 – Lignes directrices visant l’examen, la surveillance et la conservation des publicités, de la documentation commerciale et de la correspondance.

  1. Document connexe

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis 21-0190 - Règles de l’OCRCVM, Formulaire 1 et notes d'orientation.

  • 2Selon la définition donnée au paragraphe 1201(2).
  • 3Les termes « publicité », « documentation promotionnelle » et « correspondance » sont définis au paragraphe 1201(2).
  • 4Selon la définition donnée au paragraphe 1201(2).
  • 5Selon la définition donnée au paragraphe 1201(2).
  • 6En outre, en vertu du Règlement 31-103, les courtiers doivent conserver des dossiers concernant leurs activités commerciales, leurs affaires financières ainsi que les opérations et communications avec leurs clients.

L’ACFM et l’OCRCVM ont fusionné

Le 1er janvier 2023, l’ACFM et l’OCRCVM ont fusionné afin de former le Nouvel organisme d’autoréglementation du Canada (nouvel OAR).

Le nouvel OAR assume les responsabilités de réglementation de l’ACFM et de l’OCRCVM.

Nous avons mis en œuvre un site Web provisoire contenant des mises à jour et des renseignements sur le nouvel OAR, y compris de l’information sur les éléments suivants :

  • Haute direction;
  • Gouvernance;
  • Règles du nouvel OAR;
  • Demande d’adhésion;
  • Bureau des investisseurs et comité consultatif des investisseurs;
  • Information à l’intention des courtiers au Québec qui sont de nouveaux membres du nouvel OAR;
  • Plaintes;
  • Carrières.

Les procédures disciplinaires, la liste des membres, les ressources en matière de formation des investisseurs, la formation continue et tous les autres renseignements qui ne sont pas indiqués ci-dessus se trouvent toujours sur www.mfda.ca et sur www.ocrcvm.ca.