Établissements et télétravail : approche proposée par les services de l’Inscription et de la Conformité

GN-2800-21-002
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles de l’OCRCVM
Destinataires à l’interne :
Institutions
Affaires juridiques et conformité
Haute direction
Pupitre de négociation
Détail

Personne(s)-ressource(s) :

Inscription
Courriel :
Conformité de la conduite des affaires
Courriel :

Sommaire

Date d’entrée en vigueur : 31 décembre 2021

La présente note d’orientation a pour objet de préciser notre approche et nos attentes en ce qui concerne les arrangements de télétravail, notamment en raison de la transition vers des arrangements de télétravail plus permanents conclus par différents types de personnes autorisées en raison de la pandémie de COVID-19.

  1. Dispositions des Règles

L’« établissement », selon le Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription, est l’établissement où la société exerce une activité qui nécessite l’inscription, notamment une résidence si l’activité régulière et continue nécessitant l’inscription est exercée à cette résidence ou si des registres y relatifs y sont conservés.

Selon le paragraphe 1201(2) des Règles de l’OCRCVM1 , l’« établissement » est le lieu où est exercée soit par le courtier membre (le courtier), soit pour le compte de celui-ci, une activité exigeant l’inscription ou l’autorisation de l’OCRCVM. L’établissement peut être un lieu de résidence si l’activité exigeant l’inscription ou l’autorisation y est exercée de façon constante et régulière ou si de la documentation associée à une telle activité y est conservée.

Le courtier est tenu, conformément au sous-alinéa 2803(2)(i)(g), d’aviser l’OCRCVM de l’ouverture ou de la fermeture d’un établissement. Il est aussi tenu, conformément au sous-alinéa 2803(2)(i)(h), d’aviser l’OCRCVM de tout changement d’adresse, de type d’établissement ou de la surveillance exercée sur celui-ci.

  1. Approche du personnel de l’OCRCVM

Nous continuons de favoriser l’adoption d’une approche souple en ce qui concerne les arrangements de télétravail pour les personnes autorisées par l’OCRCVM.

Afin d’éviter d’imposer un fardeau réglementaire déraisonnable, nous nous attendons à ce que chaque courtier tienne un dossier à jour de toutes les personnes autorisées qui font du télétravail de façon constante et régulière, que le courtier ait avisé ou non l’OCRCVM de l’existence de l’établissement. Le dossier doit contenir les renseignements suivants :

  • la date à laquelle la personne a commencé à faire du télétravail de façon constante et régulière;
  • une description des activités exercées à la résidence de la personne;
  • la surveillance renforcée envisagée ou mise en place pour combler toute lacune dans la surveillance pouvant découler de l’arrangement de télétravail;
  • les conflits d’intérêts potentiels découlant de l’arrangement de télétravail et la façon dont ils sont gérés;
  • la date de fin de l’arrangement de télétravail, le cas échéant.

Afin de se conformer aux exigences de surveillance, chaque courtier membre doit déterminer si un arrangement de télétravail l’oblige à modifier ses pratiques et procédures de surveillance ou à en adopter de nouvelles2 . La nécessité pour le courtier d’améliorer ou de modifier ses procédures de surveillance dépend de son modèle d’affaires particulier, du rôle et des activités de la personne autorisée, et de sa structure de surveillance existante.

Dans le cadre de son programme d’inspection, la Conformité de la conduite des affaires (CCA) peut examiner la structure de surveillance à distance d’un courtier. Celui-ci doit être prêt à fournir aux inspecteurs, sur demande, les renseignements indiqués ci-dessus. Le Service de la CCA de l’OCRCVM continuera d’utiliser la liste des établissements qui se trouve dans la Base de données nationale d’inscription (BDNI) pour planifier les inspections de l’OCRCVM. Le Service de la CCA pourrait aussi passer en revue la liste que tient chaque courtier afin de déterminer quels arrangements de télétravail doivent être examinés, le cas échéant, pour confirmer que le courtier a bien avisé l’OCRCVM de tous ses établissements.

Pour déterminer si une résidence doit être déclarée comme établissement, le courtier doit vérifier les points suivants :

  1. Le télétravail se fait à partir de la résidence de façon constante et régulière;
  2. L’existence de l’une ou plusieurs des situations suivantes :
    1. plus d’une personne autorisée exerce, à la résidence et au nom du courtier, des activités exigeant l’inscription, à moins que plusieurs personnes autorisées ne résident au même endroit;
    2. la personne ou le courtier fait connaître la résidence au public à titre d’établissement (enseigne, cartes professionnelles, etc.);
    3. la personne rencontre des clients à la résidence;
    4. la personne conserve à la résidence des dossiers relatifs à une activité nécessitant l’inscription qui ne se trouvent pas en double dans les bureaux du courtier.
  3. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

  • paragraphe 2202(1);
  • sous-alinéa 2803(2)(i)(g);
  • article 1201.
  1. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’avis de l’OCRCVM 20-0270 – Note d’orientation – Règles des courtiers membres — Établissements et télétravail : approche proposée par les services de l’Inscription et de la Conformité.

  1. Document connexe

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis 21-0190 - Règles de l’OCRCVM, Formulaire 1 et notes d'orientation.

 

L’ACFM et l’OCRCVM ont fusionné

Le 1er janvier 2023, l’ACFM et l’OCRCVM ont fusionné afin de former le Nouvel organisme d’autoréglementation du Canada (nouvel OAR).

Le nouvel OAR assume les responsabilités de réglementation de l’ACFM et de l’OCRCVM.

Nous avons mis en œuvre un site Web provisoire contenant des mises à jour et des renseignements sur le nouvel OAR, y compris de l’information sur les éléments suivants :

  • Haute direction;
  • Gouvernance;
  • Règles du nouvel OAR;
  • Demande d’adhésion;
  • Bureau des investisseurs et comité consultatif des investisseurs;
  • Information à l’intention des courtiers au Québec qui sont de nouveaux membres du nouvel OAR;
  • Plaintes;
  • Carrières.

Les procédures disciplinaires, la liste des membres, les ressources en matière de formation des investisseurs, la formation continue et tous les autres renseignements qui ne sont pas indiqués ci-dessus se trouvent toujours sur www.mfda.ca et sur www.ocrcvm.ca.