Établissements et télétravail : approche proposée par les services de l’Inscription et de la Conformité

17-0036
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles des courtiers membres
Destinataires à l’interne :
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Personne(s)-ressource(s) :

Doug Harris
Vice-président et avocat général
Téléphone :
Courriel :
Sandra Blake
Vice-présidente à la conformité de la conduite des affaires
Téléphone :
Courriel :

Les services de l’Inscription et de la Conformité de la conduite des affaires (CCA) de l’OCRCVM ont passé en revue l’approche de l’OCRCVM en ce qui concerne les établissements et le télétravail. Nous remarquons que de plus en plus de personnes autorisées font du télétravail sur une base occasionnelle ou périodique au moyen de l’application Citrix ou d’une autre technologie d’accès à distance.

La présente Note d’orientation a pour objet de préciser notre approche et nos attentes en ce qui concerne les arrangements de télétravail.

Le Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription définit l’établissement comme étant « l’établissement où la société exerce une activité qui nécessite l’inscription, notamment une résidence si l’activité régulière et continue nécessitant l’inscription est exercée à cette résidence ou si des registres y relatifs y sont conservés ».

L’article 1 de la Règle 1 des courtiers membres de l’OCRCVM définit l’établissement comme étant un lieu physique où au moins un employé ou mandataire du courtier membre exerce de façon constante et régulière une activité exigeant l’autorisation de l’OCRCVM ou l’inscription aux termes de la législation en valeurs mobilières.1

L’article 8 de la Règle 40 des courtiers membres de l’OCRCVM stipule que le courtier membre doit aviser l’OCRCVM de l’ouverture ou de la fermeture d’un établissement, ainsi que de tout changement d’adresse ou de surveillance d’un établissement.

Nous favorisons l’adoption d’une approche souple en ce qui concerne les arrangements de télétravail – tenant compte à la fois de l’importance, pour l’OCRCVM, d’être avisé de tels arrangements et du fait que l’OCRCVM a le pouvoir de prendre des mesures réglementaires à l’égard des établissements où se déroulent des activités exigeant l’inscription – sans imposer un fardeau réglementaire déraisonnable.

À cet effet, nous proposons que chaque courtier membre tienne une liste à jour de toutes les personnes autorisées qui font du télétravail de façon constante et régulière, que le courtier ait avisé ou non l’OCRCVM du lieu de chaque établissement.

Le Service de la CCA de l’OCRCVM continuerait d’utiliser la liste des établissements qui se trouve dans la BDNI pour planifier ses inspections. L’équipe pourrait passer en revue la liste que tient chaque courtier membre afin de déterminer quels arrangements doivent être examinés, le cas échéant, pour confirmer que le courtier a bien avisé l’OCRCVM du lieu de chaque établissement.

Pour déterminer si une résidence doit être déclarée comme établissement, le courtier membre doit vérifier les points suivants :

  1. Le télétravail se fait à partir de la résidence de façon constante et régulière; 
  2. L’existence de l’une des situations suivantes :
    1. plus d’une personne autorisée exerce, à la résidence et au nom du courtier membre, des activités exigeant l’inscription;
    2. la personne ou le courtier membre fait connaître la résidence au public (enseigne, cartes professionnelles, etc.);
    3. la personne rencontre des clients à la résidence;
    4. la personne conserve à la résidence des livres et des registres qui ne se trouvent pas en double exemplaire au bureau principal du courtier membre.

Notre approche concernant l’examen des arrangements de télétravail sera fondée en partie sur le dossier de conformité du courtier membre (que ce soit sur le plan de l’inscription ou sur les autres plans), si ce dossier donne à penser que le courtier ne surveille pas adéquatement ces arrangements.

  • 1. Dans le cadre du projet de réécriture du Manuel de réglementation en langage simple, l’OCRCVM a proposé la définition révisée suivante : Lieu où est exercée soit par le courtier membre soit pour le compte de celui-ci une activité exigeant l’inscription ou l’autorisation de l’OCRCVM. Peut comprendre un lieu de résidence, si l’activité exigeant l’inscription ou l’autorisation y est exercée de façon constante et régulière ou si de la documentation associée à une telle activité y est conservée.