Établissements et télétravail : approche proposée par les services de l’Inscription et de la Conformité 

20-0270
Type d’avis : Avis sur les règles> Note d'orientation
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles des courtiers membres
Destinataires à l’interne :
Institutions
Audit interne
Affaires juridiques et conformité
Opérations
Inscription
Recherche
Détail
Haute direction
Formation

Personne(s)-ressource(s) :

Sherry Tabesh-Ndreka
Avocate principale à l’inscription
Téléphone :
Courriel :
Louise Hamel
Vice-présidente Conformité de la conduite des affaires
Téléphone :
Courriel :

La présente note d’orientation a pour objet de préciser notre approche et nos attentes en ce qui concerne les arrangements de télétravail, étant donné que différents types de personnes autorisées ont commencé à faire du télétravail de façon permanente en raison de la pandémie de COVID-19.

Le Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription définit l’établissement comme étant « l’établissement où la société exerce une activité qui nécessite l’inscription, notamment une résidence si l’activité régulière et continue nécessitant l’inscription est exercée à cette résidence ou si des registres y relatifs y sont conservés ». 

L’article 1 de la Règle 1 des courtiers membres de l’OCRCVM définit l’établissement comme étant un lieu physique où au moins un employé ou mandataire du courtier membre exerce de façon constante et régulière une activité exigeant l’autorisation de l’OCRCVM ou l’inscription aux termes de la législation en valeurs mobilières1 .

L’article 8 de la Règle 40 des courtiers membres de l’OCRCVM stipule que le courtier membre doit aviser l’OCRCVM de l’ouverture ou de la fermeture d’un établissement, ainsi que de tout changement d’adresse ou de surveillance d’un établissement2 .

Nous favorisons toujours l’adoption d’une approche souple en ce qui concerne le télétravail des personnes autorisées par l’OCRCVM. 

Afin d’éviter d’imposer un fardeau réglementaire excessif, nous nous attendons à ce que chaque courtier membre tienne un dossier à jour de toutes les personnes autorisées qui font du télétravail de façon constante et régulière, que le courtier ait avisé ou non l’OCRCVM du lieu de chaque établissement. Le dossier doit contenir les renseignements suivants :

  • la date à laquelle la personne a commencé à faire du télétravail de façon constante et régulière;
  • une description des activités exercées à la résidence de la personne;
  • la surveillance renforcée envisagée ou mise en place pour combler toute lacune dans la surveillance pouvant découler de l’arrangement de télétravail;
  • les conflits d’intérêts potentiels découlant de l’arrangement de télétravail et la façon dont ils sont gérés;
  • la date de fin de l’arrangement de télétravail, le cas échéant.

Afin de se conformer aux exigences de surveillance, chaque courtier membre doit déterminer si un arrangement de télétravail l’oblige à modifier ses pratiques et procédures de surveillance ou à en adopter de nouvelles3 . La nécessité pour le courtier membre d’améliorer ou de modifier ses procédures de surveillance dépend de son modèle d’affaires particulier, du rôle et des activités de la personne autorisée, et de sa structure de surveillance existante.

Dans le cadre de son programme d’inspection, la Conformité de la conduite des affaires (CCA) peut examiner la structure de surveillance à distance d’une société. Celle-ci doit être prête à fournir aux inspecteurs, sur demande, les renseignements indiqués ci-dessus. La CCA continuera d’utiliser la liste des établissements qui se trouve dans la Base de données nationale d’inscription (BDNI) pour planifier ses inspections. Elle pourrait aussi passer en revue la liste que tient chaque courtier membre afin de déterminer quels arrangements elle devrait examiner, le cas échéant, pour vérifier que le courtier a bien avisé l’OCRCVM du lieu de chaque établissement.

Pour déterminer si une résidence doit être déclarée comme établissement, le courtier membre doit vérifier les points suivants : 

  1. Le télétravail se fait à partir de la résidence de façon constante et régulière; 
  2. L’un des facteurs suivants est présent :
    1. plus d’une personne autorisée exerce, à la résidence et au nom du courtier membre, des activités exigeant l’inscription, à moins que plusieurs personnes autorisées résident à la même résidence; 
    2. la personne ou le courtier membre fait connaître la résidence au public (enseigne, cartes professionnelles, etc.) en tant qu’établissement;
    3. la personne rencontre des clients à la résidence; 
    4. la personne conserve à la résidence des dossiers sur une activité exigeant l’inscription qui ne se trouvent pas en double exemplaire au bureau du courtier membre. 
  • 1À partir du 31 décembre 2021, se reporter à la définition suivante d’« établissement » figurant au paragraphe 1201(2) des Règles de l’OCRCVM : Lieu où est exercée soit par le courtier membre soit pour le compte de celui-ci une activité exigeant l’inscription ou l’autorisation de l’OCRCVM. Peut comprendre un lieu de résidence, si l’activité exigeant l’inscription ou l’autorisation y est exercée de façon constante et régulière ou si de la documentation associée à une telle activité y est conservée.
  • 2À partir du 31 décembre 2021, se reporter au sous-alinéa 2803(2)(i)(h) des Règles de l’OCRCVM.
  • 3L’Avis de l’OCRCVM 20-0245 – Surveillance liée à l’information privilégiée fournit des orientations au sujet de la gestion des risques que présente la surveillance de l’information privilégiée dans un environnement de télétravail.