Dispenses des Règles de l’OCRCVM en lien avec la COVID-19 – demandes reçues et dispenses accordées

20-0084
Type d’avis : Avis sur les règles> Dispense
Renvoi au Manuel de réglementation
Règles des courtiers membres
Destinataires à l’interne :
Institutions
Affaires juridiques et conformité
Opérations
Inscription
Détail
Haute direction

Personne(s)-ressource(s) :

Mark Stechishin
Avocat général adjoint
Téléphone :
Courriel :

Comme nous l’avons annoncé dans l’Avis de l’OCRCVM 20-0063, Dispenses des Règles de l’OCRCVM en lien avec la COVID-19, le conseil d’administration de l’OCRCVM a approuvé l’offre de dispenses, dans un certain nombre de situations, rendues nécessaires par les difficultés que les courtiers membres éprouvent à se conformer aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM en raison de la pandémie de COVID-19. L’objectif de l’OCRCVM est de laisser aux sociétés suffisamment de latitude pour servir leurs clients dans le contexte difficile actuel, tout en maintenant la protection des investisseurs au moyen de contrôles ou de processus d’atténuation des risques. 

L’OCRCVM traite les demandes de dispense le plus rapidement possible, de façon équitable, uniforme et transparente. 

Le présent avis énonce les demandes de dispense reçues et les dispenses accordées en date du 9 avril 2020.

Dans le prochain avis, nous couvrirons la période se terminant le 30 avril 2020. 

Situations où une dispense peut être accordée

Des dispenses peuvent être accordées dans les situations suivantes :

  • Approbation des documents des clients; 
  • Délais pour les obligations de déclaration; 
  • Procédures d’audit du Formulaire 1; 
  • Approbations préalables; 
  • Exigences en matière de surveillance; 
  • Suspension des frais pour dépôt tardif;
  • Questions liées aux marges; 
  • Inscription et compétences;
  • Seuil de vérification de l’identité en vertu des exigences de la loi fédérale sur le recyclage des produits de la criminalité;
  • Autres dispenses – dispenses semblables à celles énumérées ci-dessus si elles sont jugées appropriées, sous réserve de l’approbation du président et chef de la direction de l’OCRCVM.  

Demandes reçues et dispenses accordées

Nous avons reçu au total 48 demandes de dispense de 25 courtiers membres de toutes tailles disposant de modèles d’affaires différents et provenant de toutes les régions. Voici un résumé des demandes reçues et des dispenses accordées dans les catégories qui ont été établies dans l’Avis 20-0063 (en date du 9 avril 2020) :

  • Signatures manuscrites – 11 demandes reçues; 1 dispense accordée;
  • Procédures d’audit – 6 demandes reçues;
  • Surveillance (comptes de personnes inscrites) – 6 demandes reçues; 3 dispenses accordées;
  • Surveillance (examens des opérations et examens dans les succursales) – 6 demandes reçues;
  • Frais pour dépôt tardif – 1 demande reçue; 1 dispense accordée;
  • Marges – 2 demandes reçues; 2 dispenses accordées;
  • Inscription et compétences – Toutes les demandes reçues ont été traitées de façon habituelle par le conseil de section compétent;
  • Vérification de l’identité des clients – 4 demandes reçues.

Les demandes pour lesquelles une dispense n’avait pas été accordée étaient toujours à l’étude au 9 avril 2020.

Processus de demande de dispense

Les courtiers membres qui souhaitent bénéficier d’une dispense pour l’une ou plusieurs des situations énumérées ci-dessus doivent présenter une demande de dispense, dans laquelle ils doivent préciser :

  • la dispense dont leur société souhaite bénéficier;
  • pourquoi cette dispense est nécessaire compte tenu des effets de la pandémie de COVID 19; 
  • le cas échéant, l’autre approche que la société souhaite utiliser pour respecter l’esprit et l’intention des exigences des Règles des courtiers membres visées.

La demande de dispense doit être soumise par courriel à l’adresse [email protected].

Veuillez vous assurer d’inscrire « Demande de dispense en lien avec la COVID-19 » et le nom de votre société dans l’objet du courriel afin que votre demande puisse rapidement être transmise aux personnes concernées de l’OCRCVM aux fins d’examen. 

Nous soulignons aux courtiers membres que, pour certains types de dispenses, une coordination avec les membres concernés des Autorités canadiennes en valeurs mobilières sera requise, lorsque les ACVM ont des exigences équivalentes.  

Pour favoriser un traitement rapide des demandes de dispense, le conseil d’administration a approuvé la délégation d’un pouvoir discrétionnaire limité à certains cadres supérieurs (décideurs) de l’OCRCVM pour l’évaluation de ces demandes et la prise de décisions relatives à celles-ci. Plus précisément, chaque demande reçue sera attribuée à un seul décideur, qui travaillera avec la société pour l’analyser et rendre une décision. Chaque décideur appliquera les lignes directrices suivantes au moment d’exercer ce pouvoir discrétionnaire limité :

  • chaque point de la demande de dispense doit se rapporter directement ou principalement à un problème que le membre vit en lien avec sa préparation ou sa réaction aux effets de la COVID-19 sur ses activités – par exemple, le fait d’avoir du personnel dans différents établissements, le travail à domicile ou la réduction du personnel à cause de la maladie. La décision est laissée à la discrétion du décideur;
  • la dispense ne doit pas porter préjudice aux intérêts des courtiers membres, de leurs clients ou du public;
  • lorsqu’il accorde une dispense, le décideur peut imposer les modalités ou conditions qu’il juge raisonnables dans les circonstances.

Ce pouvoir discrétionnaire a été délégué au personnel de l’OCRCVM pour une période initiale de trois mois à compter du 26 mars 2020, sous réserve d’une prolongation approuvée par le conseil d’administration.

Pour chaque situation pour laquelle le décideur accorde une dispense, et pour refléter la nature temporaire de cette entente, la dispense :

  • sera accordée pour une période initiale maximale de six mois;
  • pourra être renouvelée pour une seule période supplémentaire d’au plus trois mois;
  • expirera à la fin de la période initiale ou, le cas échéant, de la période supplémentaire;
  • sera en général soumise à la même durée et aux mêmes conditions pour tous les courtiers membres présentant la même demande pour la même situation.

En outre, nous soulignons aux courtiers membres que toute dispense accordée par le personnel de l’OCRCVM peut être révoquée par le conseil d’administration, à sa seule discrétion et pour quelque raison que ce soit.

Communication de la décision et recours du demandeur

Les décisions relatives aux demandes de dispense continueront d’être communiquées aux demandeurs par le Bureau de l’avocat général de l’OCRCVM. La décision sera généralement transmise par courriel, auquel sera joint un document détaillé sur la décision et toutes les conditions afférentes. Les demandeurs auront le même droit de recours que pour une décision relative à une demande de dispense rendue par le conseil d’administration.