Dispenses des Règles de l’OCRCVM en lien avec la COVID-19

Le 26 mars 2020, le conseil d’administration de l’OCRCVM a approuvé l’offre de dispenses, dans un certain nombre de situations, rendues nécessaires par les difficultés que les courtiers membres éprouvent à se conformer aux Règles des courtiers membres compte tenu des effets de la pandémie de COVID-19. L’objectif de l’OCRCVM est de donner aux sociétés, au besoin, la souplesse dont elles ont besoin pour servir leurs clients dans le contexte difficile actuel tout en maintenant la protection des investisseurs au moyen de contrôles ou de processus d’atténuation des risques. L’OCRCVM traitera les demandes de dispense le plus rapidement possible, de façon équitable, uniforme et transparente.

Le conseil de l’OCRCVM est d’avis que les dispenses énoncées dans le présent avis ne porteront pas préjudice aux intérêts des courtiers membres, de leurs clients ou du public.
 

Situations où une dispense peut être octroyée

Des dispenses pourront être octroyées dans les situations suivantes :

• Approbation des documents des clients – dispense permettant d’utiliser d’autres moyens que l’obtention de la signature du client (p. ex. pour conserver au dossier une preuve de ses instructions/autorisations) quand celui-ci n’est pas en mesure de fournir une signature électronique et qu’il ne souhaite pas se déplacer pour des raisons de sécurité (différentes Règles des courtiers membres exigeant la signature du client)
• Délais pour les obligations de déclaration – dispense pour :
  • les mises à jour des informations sur la personne autorisée dans un délai de 10 jours, à condition que toute prolongation du délai soit coordonnée avec les Autorités canadiennes en valeurs mobilières concernées (article 5 de la Règle 40 et Règle 3100 des courtiers membres)
  • les avis de cessation de relation dans le délai de dépôt normal, à condition que toute prolongation de ce délai soit coordonnée avec les Autorités canadiennes en valeurs mobilières concernées (article 7 de la Règle 40)
• Procédures d’audit du formulaire 1 – dispense de l’exigence selon laquelle les auditeurs doivent être présents lors des dénombrements physiques des titres dans les établissements des courtiers membres, à condition que des procédures d’audit de remplacement suffisantes soient mises en œuvre pour étayer une opinion d’audit sans réserve (alinéa 2(a)ii) de la Règle 300)
• Approbations préalables – lorsque des contraintes liées aux ressources humaines ou aux systèmes nuisent à la capacité d’une société à effectuer les examens de la manière normale, une dispense autorisant d’autres approches est accordée en ce qui concerne :
  • les approbations préalables requises pour les personnes ayant besoin d’une autorisation préalable aux opérations de placement (y compris le personnel des équipes de recherche et des finances de l’entreprise et les personnes qui font l’objet d’une surveillance stricte)
  • les approbations préalables de la publicité et de la documentation commerciale (paragraphes 7(1) à 7(5) de la Règle 29)
• Exigences en matière de surveillance – dispense accordant un délai supplémentaire pour effectuer :
  • les examens quotidiens et mensuels des opérations (Partie IV de la Règle 2500)
  • les examens effectués dans les succursales (Règle 2500)
• Suspension des frais pour dépôt tardif
• Enjeux liés aux marges – dispense :
  • permettant d’accorder un délai supplémentaire pour tenir compte des insuffisances de la valeur marchande des contrats de swap afin de se conformer au traitement standard du capital pour les autres expositions au risque de crédit (paragraphe 2(k) de la Règle 100)
  • de l’obligation d’obtenir une marge d’un client lorsque la société dispose d’un capital suffisant pour assurer cette marge et qu’il est clair que le client est dans une situation difficile (article 11 de la Règle 17)
• Inscription et compétences – dispense :
  • de satisfaire ou de satisfaire dans les délais prévus aux exigences relatives aux compétences requises de la personne autorisée avant et après l’autorisation (différentes dispositions de la Règle 2900)
  • de satisfaire aux exigences interdisant le recours au même personnel pour répondre aux demandes de renseignements sur les comptes sans conseils et les comptes avec conseils au sein du même courtier ou des membres du même groupe (paragraphe 1(c) de la partie A de la Règle 3200)
• Seuil de vérification de l’identité conformément aux exigences de la loi fédérale sur la lutte contre le blanchiment d’argent – dispense :

• de l’obligation de vérifier l’identité de toute personne physique qui contrôle ou dirige directement ou indirectement plus de 10 % d’une société ou d’une entité similaire (paragraphe 1(b) de la Règle 1300), à condition que cette vérification continue à être effectuée pour les personnes physiques dont le contrôle ou la direction dépasse le seuil fixé par les exigences fédérales en matière de lutte contre le blanchiment1 .

Processus de demande de dispense

Les courtiers membres qui souhaitent bénéficier d’une dispense pour l’une ou plusieurs des situations énumérées ci-dessus doivent présenter une demande de dispense, dans laquelle ils doivent préciser :

• la dispense dont leur société souhaite bénéficier;
• pourquoi cette dispense est nécessaire compte tenu des effets de la pandémie de COVID-19;
• le cas échéant, l’autre approche que la société souhaite utiliser pour satisfaire à l’esprit et à l’intention des exigences des Règles des courtiers membres visées.

La demande de dispense doit être soumise par courriel à l’adresse [email protected].

Veuillez vous assurer d’inscrire « Demande de dispense en lien avec la COVID-19 » et le nom de votre société dans l’objet du courriel afin que votre demande puisse rapidement être transmise aux personnes concernées de l’OCRCVM aux fins d’examen.

Nous soulignons aux courtiers membres que, pour certains types de dispenses, une coordination avec les membres concernés des Autorités canadiennes en valeurs mobilières sera requise, lorsque les ACVM ont des exigences équivalentes.

Pour favoriser un traitement rapide des demandes de dispense, le conseil a également approuvé la délégation d’un pouvoir discrétionnaire limité à certains cadres supérieurs (décideurs) de l’OCRCVM pour l’évaluation de ces demandes et la prise de décisions relatives à celles-ci. Plus précisément, chaque demande reçue sera attribuée à un seul décideur, qui travaillera avec la société pour l’analyser et rendre une décision. Chaque décideur appliquera les lignes directrices suivantes au moment d’exercer ce pouvoir discrétionnaire limité :

• chaque point de la demande de dispense doit se rapporter directement ou principalement à un problème que le membre vit en lien avec sa préparation ou sa réaction aux effets de la COVID-19 sur ses activités – par exemple, le fait d’avoir du personnel dans différents établissements, le travail à domicile ou la réduction du personnel à cause de la maladie. La décision est laissée à la discrétion du décideur;
• la dispense ne doit pas porter préjudice aux intérêts des courtiers membres, de leurs clients ou du public;
• lorsqu’il accorde une dispense, le décideur peut imposer les modalités ou conditions qu’il juge raisonnables dans les circonstances.

Les décideurs autorisés à traiter les demandes de dispense sont les personnes suivantes :

• la vice-présidente à la conformité de la conduite des affaires;
• le vice-président à la politique de réglementation des marchés et à la conformité de la conduite de la négociation;
• le vice-président et conseiller principal à la politique de réglementation des membres;
• l’avocat général adjoint;
• la vice-présidente pour le Québec et l’Atlantique;
• la directrice de la réglementation des membres (Québec et Atlantique);
• le vice-président (intérimaire) à l’inscription;
• le vice-président pour l’ouest du Canada.

Ce pouvoir discrétionnaire sera délégué au personnel de l’OCRCVM pour une période initiale de trois mois, sous réserve d’une prolongation approuvée par le conseil d’administration.

Pour chaque situation pour laquelle le décideur accorde une dispense, et pour refléter la nature temporaire de cette entente, la dispense :

• sera accordée pour une période initiale maximale de six mois;
• pourra être renouvelée pour une seule période supplémentaire d’au plus trois mois.
• expirera à la fin de la période initiale ou, le cas échéant, de la période supplémentaire;
• sera soumise à la même durée et aux mêmes conditions pour tous les courtiers membres présentant la même demande pour la même situation.

En outre, nous soulignons aux courtiers membres que toute dispense accordée par le personnel de l’OCRCVM peut être révoquée par le conseil d’administration, à sa seule discrétion et pour quelque raison que ce soit.

Communication de la décision et recours du demandeur

C’est le Bureau de l’avocat général de l’OCRCVM qui communiquera aux demandeurs la décision relative à la demande de dispense. La décision sera généralement transmise par courriel, auquel sera joint un document détaillé sur la décision et toutes les conditions afférentes. Les demandeurs auront le même droit de recours que pour une décision relative à une demande de dispense rendue par le conseil.

Le personnel de l’OCRCVM fera rapport au conseil d’administration sur l’exercice du pouvoir délégué chaque fois que le conseil se réunira pendant la période de délégation, ou plus fréquemment si le conseil le juge nécessaire.

• 1Cette dispense fait passer le seuil de 10 % à 25 % pour les sociétés et les entités similaires. Toutes les autres exigences concernant l’identification des clients de l’OCRCVM actuellement requises en vertu de la Règle 1300 de l’OCRCVM resteront applicables jusqu’à ce que l’ensemble des modifications aux règles d’identification des clients décrites dans l’Avis 19-0145, Modifications apportées aux exigences liées à l’identification du client, entrent en vigueur avec le reste du Manuel de réglementation en langage simple.