Délais prescrits et documents requis pour les déclarations dans ComSet

Le tableau ci-dessous présente les délais prescrits et les documents requis pour les cas que les courtiers membres de l’OCRCVM doivent nous signaler dans ComSet.

Même si nous avons déployé tous les efforts possibles pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude de l’information qu’il contient, ce tableau ne constitue pas une version officielle. Veuillez vous reporter à l’Avis RM0162 – Principe directeur no 8 – Renseignements au sujet des déclarations pour la version officielle des délais prescrits, à l’article 3703 des Règles de l’OCRCVM pour la version officielle des exigences et à l’Avis 11-0142 pour la version officielle des documents requis.

Cas à signaler

Description des cas à signaler

Délai

Documents requis1

Plaintes de clients
(alinéa 3703(2)(i))

Toutes les plaintes de clients (sauf les plaintes portant sur les services2 ) contre :

  • le courtier membre
  • une personne autorisée ou antérieurement autorisée

20 jours ouvrables

  • Une copie de la lettre de plainte et des documents qui y sont joints, le cas échéant
  • Pour les plaintes verbales, une copie des notes du destinataire de la plainte sur la conversation avec le plaignant
  • Une copie du ou des formulaires d’ouverture de compte pour la période concernée pour tous les comptes visés par la plainte
  • Une copie de la lettre de réponse détaillée transmise au plaignant lorsque le cas à signaler est réglé dans ComSet3

Ouverture d’une enquête interne
(alinéa 3703(2)(ii))

Toute ouverture d’une enquête interne conformément à l’article 3706

5 jours ouvrables

  • Si l’enquête est en cours, un résumé détaillé de la question donnant lieu à l’enquête et des mesures prises à ce jour

Résultats de l’enquête interne
(alinéa 3703(2)(iii))

Résultats de l’enquête interne prévue à l’alinéa 3703(2)(ii)

5 jours ouvrables

  • Une copie du rapport ou du résumé de l’enquête4

Poursuites judiciaires, mesures disciplinaires ou refus d’inscription ou de permis
(alinéa 3703(2)(iv))

Mesures visant le courtier membre, une personne autorisée ou une personne antérieurement autorisée qui concernent l’une des situations suivantes5 :

  • une infraction criminelle

5 jours ouvrables

  • Une copie des dossiers judiciaires ou des documents concernant l’accusation s’ils sont disponibles au moment du dépôt dans ComSet
  • des contraventions aux lois sur les valeurs mobilières

5 jours ouvrables

  • Une copie de l’avis ou des documents pertinents
  • des contraventions aux exigences ou aux principes directeurs d’un organisme de réglementation ou d’un organisme professionnel

5 jours ouvrables

  • Une copie de l’avis ou des documents pertinents
  • un refus d’inscription ou de permis par un organisme de réglementation ou un organisme professionnel

5 jours ouvrables

  • Une copie de l’avis de refus
  • une poursuite civile ou un avis d’arbitrage portant sur :
    • des titres
    • des clients
    • des lois, des règles, des règlements ou des instructions concernant les valeurs mobilières, les contrats négociables ou les services financiers d’un organisme de réglementation ou d’autoréglementation de valeurs mobilières ou de services financiers d’un territoire

5 jours ouvrables

  • Une copie des documents relatifs à la poursuite civile
  • Une copie du ou des formulaires d’ouverture de compte pour la période concernée pour tous les comptes mentionnés dans la poursuite

Résolutions des cas visés par des poursuites judiciaires ou des mesures disciplinaires
(alinéa 3703(2)(v))

Résolution des cas visés par des poursuites judiciaires ou des mesures disciplinaires et présentés à l’alinéa 3703(2)(iv)

5 jours ouvrables

  • Tout document pertinent relatif à la résolution ou témoignant de celle-ci

Mesures disciplinaires internes
(alinéa 3703(2)(vi))

Toute mesure disciplinaire interne que le courtier membre prend contre une personne autorisée :

  • en raison d’une plainte de la part d’un client (autre qu’une plainte portant sur les services)
  • en raison d’un avis d’arbitrage ou d’une poursuite civile portant sur les valeurs mobilières
  • en raison d’une enquête interne
  • qui suspend, congédie ou rétrograde la personne autorisée ou lui impose des restrictions d’opérations
  • qui ne concerne pas une infraction criminelle, une contravention aux lois sur les valeurs mobilières ou une contravention aux exigences ou aux principes directeurs d’un organisme de réglementation ou d’un organisme professionnel, mais qui entraîne :
    • ou bien une amende supérieure à 5 000 $ par incident
    • ou bien des amendes dont le total est supérieur à 15 000 $ au cours d’une année civile
    • ou bien une amende imposée au moins trois fois au cours d’une année civile

5 jours ouvrables

  • Une copie du résumé/rapport et de la lettre ou de l’avis sur les mesures disciplinaires envoyé à la personne inscrite
  • 1Information que les courtiers membres doivent joindre à une déclaration dans ComSet pour permettre à l’OCRCVM d’améliorer la rapidité et l’efficacité des examens des déclarations dans ComSet et de réduire les demandes de renseignements subséquentes.
  • 2Une plainte portant sur les services déposée par un client est une plainte concernant les services reçus et n’est visée par aucune disposition des lois sur les valeurs mobilières canadiennes ou étrangères.
  • 3Ces documents doivent être joints une fois que le cas à signaler dans ComSet est réglé.
  • 4Ces documents doivent être joints une fois que le cas à signaler dans ComSet est réglé.
  • 5Cette exigence de signalement s’applique aux situations dans lesquelles est impliquée la personne autorisée, dans un territoire à l’intérieur ou à l’extérieur du Canada, pendant qu’elle est au service du courtier membre ou aux situations qui se sont produites pendant qu’elle était au service du courtier membre.