Pour que les produits de placement (notamment les fonds d’investissement, les parts de fonds distincts, les certificats de placement garanti et d’autres titres de dépôt) émis sous forme d’inscription en compte par un émetteur ou par son mandataire puissent être considérés comme étant détenus dans un lieu agréé de dépôt de titres, l’émetteur ou son mandataire peut conclure une convention de garde avec l’OCRCVM. La convention de garde expose les modalités selon lesquelles ces titres sont déposés et comporte des clauses interdisant l’utilisation ou l’aliénation des titres sans le consentement écrit préalable du courtier membre et stipulant que les titres doivent être livrés sans délai au courtier membre sur demande. L’OCRCVM a signé des conventions de ce genre au nom de ses membres de façon à réduire le nombre de cas où des émetteurs ou leurs mandataires doivent conclure des conventions individuelles avec chaque courtier membre avec lequel ils traitent. Une autre solution possible est que l’émetteur ou son mandataire conclue la convention de garde prescrite directement avec le courtier membre de l’OCRCVM.

La liste approuvée des simples fiduciaires est mise à jour et produite une fois par mois. Elle peut être consultée sur le site Web de l’OCRCVM sous « Règles régissant les courtiers membres / Avis de l’OCRCVM ».

L’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières (maintenant l’OCRCVM) et le Fonds canadien de protection des épargnants (FCPE) ont conclu, le 9 mai 2005, une entente aux termes de laquelle toutes les conventions de garde existantes signées au nom du FCPE à titre de simple fiduciaire ont été cédées à l’OCRCVM, qui en assure désormais l’administration. Dans le cadre de l’administration de ces conventions de garde, l’OCRCVM effectue un contrôle diligent pour s’assurer que la convention de simple fiduciaire est dans la forme prescrite et est dûment signée par les personnes responsables. Des copies de la convention en dossier peuvent être obtenues sur demande.

Le courtier membre a toujours la responsabilité d’effectuer un contrôle diligent des produits et d’évaluer la convenance des placements qui sont vendus aux clients.

Pour vous aider à bien comprendre la portée des activités d’un gestionnaire de fonds (appelé parfois administrateur de fonds) et le rôle que celui-ci joue, nous vous présentons ci-dessous ses principales fonctions :

• Calculer la valeur liquidative de chaque part et de l’ensemble des parts;
• Tenir les registres financiers et les registres des comptes;
• Préparer le dossier d’audit annuel et assurer la liaison avec l’auditeur;
• Assurer la liaison avec le conseiller responsable du fonds, le dépositaire, les courtiers et les autres prestataires de services;
• Assurer la liaison avec les investisseurs potentiels et envoyer la documentation relative aux émissions;
• Calculer, confirmer et effectuer le paiement de toutes les acquisitions et rétrocessions de parts et de l’ensemble des frais et des charges, et procéder au versement de tous les dividendes ou effectuer toute autre distribution, au besoin;
• Tenir les livres et les dossiers réglementaires;
• Agir comme agent des transferts et agent responsable de la tenue des registres, veiller à l’immatriculation des titres et assurer la liaison avec les porteurs de parts en ce qui concerne les acquisitions, les rétrocessions et les transferts;
• Exercer une diligence raisonnable à l’égard des investisseurs dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent;
• Agir à titre de secrétaire de la société et veiller, entre autres choses, à l’organisation des réunions du conseil d’administration, à la convocation des assemblées annuelles et à la préparation des procès-verbaux des réunions du conseil;
• Tenir une copie du registre des parts dans ses bureaux et, si l’administration du fonds ne se fait pas directement sur place, veiller à ce que le registre original des parts soit conservé dans les bureaux du territoire de compétence;
• Veiller à ce que le fonds soit conforme aux modalités de la notice d’offre.

• Deux exemplaires signés de la convention de garde de simple fiduciaire (qui ne peut pas être modifiée);
• Une preuve établissant que le gestionnaire du fonds ou le conseiller du fonds est inscrit auprès d’une commission des valeurs mobilières provinciale à titre de gestionnaire de fonds d’investissement ou auprès du Bureau du Surintendant des institutions financières (BSIF). Tout autre genre d’inscription sera examiné par l’OCRCVM aux fins d’autorisation. Par gestionnaire de fonds, on entend « l’entité responsable de l’administration du fonds ». Voir la question 5 ci-dessus;
• Une copie de la notice d’offre (ou du prospectus, s’il y a lieu);
• La résolution de la société avec les noms des signataires autorisés;
• Les statuts constitutifs;
• Une lettre du courtier membre de l’OCRCVM confirmant qu’il fera la distribution du produit de placement en question.