Responsabilités : La section conseille sur l’élaboration de règles qui sont particulièrement pertinentes pour les hauts responsables de la conformité et autres personnes ayant des fonctions similaires.
La section est aussi chargée d’établir des sous-comités pour examiner différentes questions et présenter des recommandations à la section concernant des initiatives précises lancées à la suite de changements ou de nouveaux développements dans le domaine de la conformité.
Enfin, la section doit organiser des séminaires (y compris le séminaire annuel de formation de la Section des affaires juridiques et de la conformité) sur la conformité et d'autres questions liées au secteur des valeurs mobilières afin d’aider à renseigner et former les personnes réglementées par l'OCRCVM.
Composition et structure : La section est composée uniquement de hauts responsables de la conformité et d’autres personnes ayant des fonctions similaires, quel que soit leur titre, qui sont employés par des courtiers membres ou des marchés membres.
Membres d’office
- Président (ou autre dirigeant de l’OCRCVM désigné par le président); et
- Président du conseil (ou autre membre du conseil désigné par son président).
Agents de liaison : Des agents de liaison seront nommés par la section pour représenter : (1) la Bourse de Montréal.
Durée du mandat : Aucune durée fixé pour le mandat ni nombre limites de reconductions.
Processus de mise en candidature : Chaque membre pourra proposer la candidature d’un maximum de trois personnes pour faire partie de la section, sous réserve qu’elles respectent les critères d’affiliation. Lorsqu’un membre propose la candidature de deux ou trois personnes pour siéger à la section, un des candidats doit être désigné « membre principal » et les autres doivent être désignés « membres suppléants ».
Processus de nomination : Toutes les candidatures sont examinées par la section qui nomme les représentants.
Processus de vote : Chaque société membre représentée au sein de la section a droit à une (1) voix aux réunions de la section; étant entendu que si deux (2) sociétés membres ou plus font partie d’un même groupe, ils n’ont ensemble qu’une (1) seule voix aux réunions de la section. Le président ne vote qu’en cas d’égalité des voix.
Réunions : Réunions trimestrielles ordinaires et réunions extraordinaires sur convocation du président.
Comité de direction et sous-comités
Président et vice-président : Le président et le vice-président du comité sont nommés pour un mandat de deux ans commençant à la date de l’assemblée annuelle de la SAJC de l'année pertinente. Pour assurer une continuité, le vice-président assumera le rôle de président du comité de direction pendant la période de deux ans subséquente.
Comité de direction : La section est dirigée par un comité de direction composé du président, du président sortant et du vice-président, ainsi que de 12 membres additionnels. Seul un représentant de chaque membre peut siéger au comité de direction, à moins qu'une dérogation spéciale n'ait été accordée par un vote majoritaire du comité.
Un comité de mise en candidature composé du président et du vice-président présente à l’assemblée annuelle de la section une liste de personnes qu’il recommande pour siéger au comité de direction. Dans l’établissement de cette liste, le comité de mise en candidature doit veiller à assurer une représentation équitable sur un plan géographique (courtiers régionaux et nationaux) et sectoriel (institutionnel et détail, obligations, actions et produits dérivés) ainsi que par taille d’entreprises (petites, moyennes et grandes entreprises).
Sous-comités : Des sous-comités permanents peuvent être établis à l’initiative du comité. Les sous-comités existants sont :
- Formation, qui élabore des programmes de formation et organise des initiatives éducatives de la section dont le séminaire annuel de la Section des affaires juridiques et de la conformité;
- Institutionnel, qui donne des conseils spécialisés sur les enjeux et les initiatives d’élaboration de politiques se rapportant aux activités des clients institutionnels;
- Blanchiment d’argent, qui donne des conseils spécialisés sur les enjeux se rapportant à la conformité des courtiers membres aux exigences de la législation de lutte contre le blanchiment d’argent;
- Inscriptions, qui donne des conseils spécialisés sur les enjeux et les initiatives d’élaboration de politiques concernant les questions d’inscription individuelle;
- Exécution d’ordres sans conseils, qui fournit des commentaires et des orientations concernant les questions reliées au secteur, les projets d’élaboration de politiques et les pratiques exemplaires de conformité qui visent les clients détenant des comptes d’exécution d’ordres sans conseils. De plus, le sous-comité servira de tribune pour échanger des renseignements sur la conformité aux règles de l’OCRCVM et aux autres exigences qui sont uniques aux courtiers membres offrant des services d’exécution d’ordres sans conseils, notamment en ce qui touche la conduite des affaires, l’inscription, la négociation et les questions de mise en application; et
- Questions touchant les aînés, qui identifie et évalue les pratiques de conformité, de surveillance et autres que les courtiers membres de l’OCRCVM utilisent pour servir les aînés, et donne des conseils relativement à ces pratiques.