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Protection des renseignements personnels



CODE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE L’ORGANISME CANADIEN DE RÉGLEMENTATION DU COMMERCE DES VALEURS MOBILIÈRES

L’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) a pour politique de préserver les valeurs d’intégrité, de diligence et de fiabilité eu égard à la confidentialité des renseignements personnels dont il dispose. L’OCRCVM respecte le caractère privé des renseignements personnels et s’engage à les protéger. Pour remplir cet engagement, l’OCRCVM observe toutes les lois applicables à la protection des renseignements personnels.

Le présent code décrit des principes et des pratiques que l’OCRCVM suit en vue de protéger les renseignements personnels dont il a la garde ou le contrôle aux fins d’exécuter ses fonctions réglementaires. Cela comprend, sans s’y restreindre, les renseignements personnels des clients, employés, mandataires, administrateurs, dirigeants, associés ou autres, actuels ou anciens, recueillis par des parties relevant de la compétence de l’OCRCVM (personnes réglementées).

Le présent code ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés de l’OCRCVM. Ceux-ci sont couverts séparément par le Code de conduite des employés de l’OCRCVM.

Renseignements personnels

L’expression renseignements personnels désigne des renseignements sur un individu identifiable. Il peut s’agir entre autres de renseignements tels que l’âge, l’adresse du domicile, le numéro de téléphone ou d’assurance sociale, le statut matrimonial, la religion, le revenu, des renseignements d’ordre médical, les antécédents de formation et de travail, mais cela ne comprend pas les coordonnées au travail, telles que le titre du poste ou de la personne, ni l’adresse ni les numéros de téléphone et de télécopieur au travail. En vertu de certaines lois sur la protection des renseignements personnels, cette expression ne comprend pas les renseignements sur les produits du travail, tels que les renseignements préparés ou recueillis par une personne dans l’exercice de son travail ou de ses responsabilités professionnelles, ni des renseignements sur la façon dont une personne remplit ces responsabilités.

Fiabilité

L’avocate générale de l’OCRCVM est sa responsable de la protection des renseignements personnels, chargée de veiller à ce que l’OCRCVM observe le présent code et toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. On peut joindre la responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected] ou au 416 364-6133.

Usage réglementaire des renseignements

OCRCVM recueille, utilise, conserve et divulgue des renseignements personnels afin de remplir ses fonctions réglementaires, qui comprennent les services d’inscription, la surveillance, les enquêtes et la mise en application de la réglementation, des Règles universelles d’intégrité du marché (RUIM), des politiques liées à celles-ci, ainsi que de plusieurs exigences, lois et règlements particuliers au marché. En ce faisant, l’OCRCVM se livre à plusieurs activités supposant la cueillette, l’usage, la conservation et la divulgation de renseignements personnels telles que (sans s’y restreindre), la surveillance des négociations et des activités qui y sont liées, la conduite d’inspections de la conformité des ventes et de la conformité financière de même que d’autres vérifications réglementaires; les enquêtes sur les infractions potentielles aux règlements et aux lois, la compilation et la tenue de banques de données réglementaires; la conduite de procédures de mise en application ou disciplinaires; ainsi que les rapports aux autorités de réglementation des valeurs mobilières.

Divulgation

Dans certaines situations, l’OCRCVM pourrait divulguer des renseignements personnels, qu’ils aient été obtenus de personnes réglementées ou d’autres personnes, à d’autres organisations, notamment à des autorités de réglementation des valeurs mobilières, à des marchés réglementés, à d’autres organismes d’autoréglementation, à des organismes d’application de la loi et à des autorités étrangères de réglementation des valeurs mobilières. Consentement

Il se peut que lois applicables en matière de protection des renseignements personnels permettent la cueillette, l’usage, la conservation ou la divulgation de renseignements personnels sans le consentement de l’individu et/ou leur cueillette d’une autre source que lui. Lorsque le consentement est requis en vertu des lois pertinentes, l’OCRCVM obtient ce consentement. Certains des renseignements que l’OCRCVM recueille, utilise, conserve et divulgue sont divulgués à l’OCRCVM par les personnes réglementées et par les autres personnes soumises aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. En vertu de ces lois, les personnes réglementées et les autres personnes visées doivent obtenir les consentements appropriés lorsque cela est exigé. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Avis réglementaire conjoint sur la législation fédérale et provinciale, publié le 3 décembre 2003 et affiché à www.iiroc.ca.

Cueillette restreinte

L’OCRCVM fait des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle recueille se restreignent à ce qui est nécessaire à leur usage prévu. Utilisation, divulgation et conservation restreintes L’OCRCVM n’utilise pas ni ne divulgue de renseignements personnels à des fins incompatibles avec ses fins réglementaires, à moins que la loi ne l’exige. L’OCRCVM ne vend pas de renseignements personnels à d’autres parties. Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu’il le faut à des fins réglementaires ou que la loi l’exige. Mesures de protection

L’OCRCVM a mis en place des procédures et des pratiques convenant raisonnablement au caractère délicat des renseignements personnels que l’OCRCVM recueille, utilise, conserve et divulgue afin de les protéger contre la perte, le vol, l’accès non autorisé et des risques similaires. L’OCRCVM révise et met à jour ses politiques, et contrôle raisonnablement la sécurité continue des renseignements personnels.

Ouverture

Pour plus de détails sur les politiques et les procédures de l’OCRCVM en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels, pour formuler une plainte au sujet de l’observation, par l’OCRCVM, de son Code de protection des renseignements personnels et de toute loi applicable en matière de protection des renseignements personnels, ou pour entreprendre une procédure par laquelle vous pouvez accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées plus haut.

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